W inwentaryzacji porównuje się stan rzeczywisty zapasów ze stanem wynikającym z ksiąg. Niedobór występuje wtedy, gdy w magazynie jest mniej materiałów niż wynika z ewidencji. Na etapie ujawnienia różnicy nie rozstrzyga się jeszcze przyczyny (czy niedobór jest zawiniony, niezawiniony, czy mieści się w normach ubytków) – najpierw trzeba go poprawnie ująć w księgach.
Poprawny zapis to: "Wn Rozliczenie niedoborów i szkód, Ma Materiały." Wynika to z logiki zapisu księgowego:
- "Materiały" są składnikiem aktywów – niedobór oznacza ich zmniejszenie, więc ujmuje się go po stronie Ma tego konta.
- "Rozliczenie niedoborów i szkód" pełni funkcję konta przejściowego, na którym gromadzi się wartość różnic do czasu wyjaśnienia – dlatego na etapie ujawnienia obciąża się je po stronie Wn.
Odpowiedź "Wn Materiały, Ma Rozliczenie niedoborów i szkód." odpowiada typowemu ujęciu nadwyżki (zwiększenie zapasów), więc odwraca sens zdarzenia. Odpowiedź z "Wyroby gotowe" jest nieadekwatna, bo inwentaryzacja dotyczy materiałów w magazynie, a nie produktów wytworzonych. Odpowiedź "Wn Rozliczenie nadwyżek, Ma Materiały." miesza konta właściwe dla niedoboru i nadwyżki, co jest częstym błędem terminologicznym.
Dopiero po tym wstępnym ujęciu następuje rozliczenie niedoboru (np. w koszty, na osobę odpowiedzialną lub w ramach norm), ale to jest kolejny etap i nie zmienia poprawności zapisu na moment ujawnienia różnicy.
