Gramatura papieru (g/m2) informuje, ile waży 1 m2 arkusza danego papieru. W praktyce przekłada się to na sztywność, grubość i przejrzystość podłoża oraz na to, czy wydruk będzie dobrze wyglądał w codziennym obiegu dokumentów.
Dla wewnętrznych wydruków biurowych (zestawienia tabelaryczne, raporty, sprawozdania) właściwym wyborem jest 80 g/m2, ponieważ:
- jest to powszechny standard biurowy do dokumentów roboczych,
- zapewnia wystarczającą nieprzezroczystość, dzięki czemu nadaje się do druku dwustronnego (mniejsze ryzyko prześwitywania),
- jest ekonomiczny przy dużych nakładach wydruków,
- zwykle działa bezproblemowo w typowych drukarkach biurowych i łatwo się archiwizuje.
Pozostałe gramatury nie są optymalne dla takiego zastosowania. Papier 60 g/m2 jest bardzo cienki: łatwiej się rwie, gorzej znosi intensywne użytkowanie i częściej prześwituje, co obniża czytelność tabel i liczb, szczególnie przy druku dwustronnym. Z kolei 120 g/m2 jest wyraźnie sztywniejszy i zwykle stosuje się go do wydruków bardziej "prezentacyjnych" (np. okładek, ofert, materiałów o lepszym odbiorze wizualnym), co podnosi koszty codziennego drukowania. Papier 160 g/m2 to już poziom kartonowy, wykorzystywany raczej do elementów wymagających dużej trwałości i sztywności (np. okładki, zaproszenia, elementy identyfikacji), a nie do raportów roboczych.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: dokumenty wewnętrzne i bieżąca praca = standard biurowy 80 g/m2, a wyższe gramatury zostawia się na materiały, w których liczy się efekt wizualny i trwałość, nie koszt jednostkowy.
