W opisanej sytuacji faktura VAT została już wystawiona i dokumentuje sprzedaż 500 sztuk teczek reklamowych. Po transakcji uzgodniono, że faktycznie ma zostać rozliczone 400 sztuk. Taka zmiana dotyczy treści merytorycznej sprzedaży (ilości towaru, a w konsekwencji wartości netto, podatku i kwoty brutto), dlatego właściwym dokumentem jest faktura korygująca. To sprzedawca (agencja reklamowa) wystawia fakturę korygującą, aby doprowadzić dokumentację do zgodności z ustaleniami i stanem faktycznym.
Odpowiedź "Fakturę pro-forma." jest nieprawidłowa, ponieważ pro-forma ma charakter informacyjny/ofertowy i nie jest właściwym dokumentem do korygowania już wystawionej faktury sprzedaży. Może poprzedzać sprzedaż, ale nie zastępuje korekty rozliczenia.
Odpowiedź "Notę korygującą." jest nieprawidłowa, ponieważ nota korygująca służy co do zasady do poprawiania wybranych danych formalnych (np. omyłek w danych identyfikacyjnych) i jest związana z rolą nabywcy, natomiast nie jest narzędziem do zmiany ilości towaru i kwot wynikających ze sprzedaży.
Odpowiedź "Fakturę zaliczkową." jest nieprawidłowa, bo faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zaliczki przed wykonaniem dostawy/usługi. Nie służy do "zmniejszenia" ilości na fakturze końcowej po dokonanej sprzedaży. Gdy trzeba zmienić ilość i wartości na już wystawionej fakturze, stosuje się korektę.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się zmiana ceny, ilości, rabat, zwrot lub inna modyfikacja wpływająca na wartości na fakturze – najczęściej właściwą odpowiedzią będzie faktura korygująca. Gdy chodzi o drobne dane formalne, myśli się o nocie korygującej.
