Kategoria archiwalna B5 oznacza dokumentację niearchiwalną (czyli taką, która nie jest materiałem archiwalnym kategorii A), dla której ustalono minimalny okres przechowywania wynoszący 5 lat. "Brakowanie" to procedura wyłączenia dokumentacji z zasobu i przeznaczenia jej do zniszczenia, ale dopiero po upływie wymaganego czasu przechowywania oraz po spełnieniu warunków organizacyjnych obowiązujących w danej jednostce.
W zadaniu kluczowe jest poprawne rozumienie, od kiedy liczy się te 5 lat. W typowej praktyce kancelaryjno-archiwalnej okresy przechowywania roczników akt liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokumentację wytworzono lub zakończono sprawę. Dla akt kategorii B5 wytworzonych w 2013 r. pięcioletni okres obejmuje pełne lata następujące po 2013 r., co prowadzi do najwcześniejszego terminu brakowania w 2019 r.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- 2013 – to rok wytworzenia akt; nie może być jednocześnie najwcześniejszym rokiem brakowania, bo nie upłynął żaden wymagany okres przechowywania.
- 2014 – sugeruje brakowanie po około roku, co jest sprzeczne z wymogiem "B5" (minimalnie 5 lat przechowywania).
- 2018 – to częsty błąd wynikający z mechanicznego dodania 5 lat do 2013 bez uwzględnienia reguły liczenia od końca roku kalendarzowego; w praktyce daje to zbyt wczesny termin.
Wskazówka egzaminacyjna: przy zadaniach z kategoriami typu Bx najpierw ustal, czy termin liczy się "od końca roku", a dopiero potem wykonaj proste dodawanie lat. To ogranicza ryzyko pomyłek o jeden rok.
