W sytuacji likwidacji jednostki kluczowe znaczenie ma to, aby osoba przejmująca odpowiedzialność za sprawy majątkowe i organizacyjne (np. syndyk) znała faktyczny stan dokumentacji. Informacja o tym, czy akta są uporządkowane i zewidencjonowane, pozwala ocenić, na ile zasób jest kompletny, czy można szybko odnaleźć potrzebne sprawy oraz czy dokumentację da się sprawnie przekazać dalej (np. następcy prawnemu, podmiotowi wskazanemu w procesie likwidacji lub do archiwum).
Odpowiedź "o stanie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji." jest trafna, bo odnosi się do dwóch praktycznych kryteriów jakości pracy z dokumentacją:
- uporządkowanie – czy akta są ułożone logicznie, kompletne w teczkach/sprawach i przygotowane do dalszych czynności,
- ewidencjonowanie – czy istnieje rzetelny spis/wykaz pozwalający ustalić, co jednostka wytworzyła i gdzie to się znajduje.
Odpowiedź "o aktualizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych." jest nietrafna, ponieważ aktualizacja przepisów to zagadnienie ogólne i nie informuje o stanie zasobu w konkretnej likwidowanej jednostce. Odpowiedź "o ostatnim brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej." bywa myląca: brakowanie jest tylko jednym z działań i samo w sobie nie opisuje, czy pozostała dokumentacja jest kompletna, uporządkowana i ujęta w ewidencjach. Odpowiedź "o stanie zatrudnienia w jednostce organizacyjnej." dotyczy kadr, a nie stanu akt, więc nie odpowiada na potrzebę oceny, co dzieje się z dokumentacją w likwidacji.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: w sytuacjach nadzwyczajnych (likwidacja, reorganizacja, przejęcie) najważniejsze są informacje, które umożliwiają kontrolę, rozliczenie i odnalezienie dokumentów, czyli porządek i ewidencja.
