Najczęściej wymagane są informacje identyfikujące organizatora i wypoczynek: terminy, liczba uczestników, kadra (kierownik/wychowawcy), program, miejsce lub trasa, zakwaterowanie, wyżywienie oraz elementy bezpieczeństwa (np. zasady opieki, procedury na wypadek zagrożeń). Zakres może się różnić, ale ten rdzeń warto znać.