Brakowanie to etap postępowania z dokumentacją, w którym usuwa się (wycofuje z dalszego przechowywania) materiały, dla których upłynął wymagany czas przechowywania i które nie mają już wartości użytkowej ani archiwalnej. Sens tego procesu polega na tym, aby dokumenty nie były nadal magazynowane, lecz zostały zniszczone w sposób uporządkowany i bezpieczny.
Odpowiedź "przedsiębiorstwu zajmującemu się niszczeniem dokumentów" jest właściwa, ponieważ taki podmiot realizuje usługę zniszczenia zgodnie z ustalonymi procedurami (organizacyjnie i technicznie), co ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dokumentacja zawiera dane osobowe lub informacje, których ujawnienie mogłoby spowodować szkody. W praktyce oczekuje się też potwierdzenia wykonania usługi, aby zamknąć obieg dokumentów i wykazać prawidłowe postępowanie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "do archiwum państwowego" – archiwum jest miejscem przechowywania materiałów archiwalnych, a brakowanie dotyczy sytuacji przeciwnej: dokumenty po upływie okresu przechowywania mają zostać wycofane i usunięte, a nie przekazane do dalszego składowania.
- "przedsiębiorstwu utrzymania czystości" – firma sprzątająca nie jest właściwym adresatem przekazania dokumentacji w ramach brakowania, ponieważ celem jest kontrolowane zniszczenie dokumentów, a nie standardowa usługa porządkowa, która nie gwarantuje wymogów bezpieczeństwa informacji.
- "do skupu makulatury" – przekazanie "na papier" może kojarzyć się z utylizacją, ale bez formalnego i bezpiecznego procesu niszczenia grozi ujawnieniem treści dokumentów. Skup makulatury nie jest równoznaczny z profesjonalnym niszczeniem dokumentacji.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o brakowanie zwracaj uwagę na słowa "upłynął czas przechowywania" – to sygnał, że chodzi o zniszczenie i zamknięcie sprawy, a nie o przekazanie do kolejnego miejsca przechowywania.
