Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na selekcji dokumentów: najpierw dokonuje się oceny ich przydatności, następnie wydziela dokumentację nieprzydatną, a na końcu kieruje ją do zniszczenia. Kluczowe jest to, że celem brakowania jest eliminacja dokumentów, które nie powinny być dalej przechowywane.
Odpowiedź "ułożeniu materiałów wewnątrz teczek według kolejności spraw, a w ramach sprawy -chronologicznie" dotyczy porządkowania akt. To działanie poprawia układ i czytelność dokumentów, ale nie jest równoznaczne z ich selekcją do zniszczenia.
Odpowiedź "powiadomieniu dyrektora właściwego miejscowego archiwum państwowego i sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego" opisuje czynności typowe dla przekazywania materiałów (np. do archiwum) oraz prowadzenia ewidencji przekazania. Nie definiuje samego brakowania, bo nie akcentuje oceny przydatności i eliminacji dokumentów.
Odpowiedź "prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu" również dotyczy opracowania i zabezpieczenia dokumentacji (porządkowanie, opis, ewidencja), czyli działań przygotowujących do przechowywania, a nie do niszczenia.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w definicji pojawiają się elementy takie jak ocena przydatności, wydzielenie i zniszczenie, to najczęściej chodzi właśnie o brakowanie. Natomiast słowa kluczowe typu ułożenie, opisanie, zabezpieczenie sugerują porządkowanie i przygotowanie do przechowywania.
