W archiwistyce kwerenda oznacza poszukiwanie informacji w zasobie archiwalnym: ustalanie, czy archiwum posiada materiały na dany temat, a jeśli tak – wskazanie właściwych jednostek, sygnatur, dat, twórców lub innych danych identyfikujących. W praktyce kwerenda bywa wykonywana na podstawie zapytania użytkownika (np. osoby prywatnej, urzędu, badacza) albo jako kwerenda wewnętrzna podczas porządkowania i opracowania zasobu.
Dlaczego poprawna jest odpowiedź "kwerenda"?
- Jest to termin bezpośrednio związany z wyszukiwaniem w archiwum: odnajdywaniem informacji w ewidencji i w samych aktach.
- Opisuje czynność (proces) realizowany przez archiwistę w ramach udostępniania informacji i obsługi użytkowników.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "kwalifikacja" – kojarzy się z oceną, klasyfikowaniem lub przypisywaniem do kategorii (np. kwalifikowanie dokumentacji), a nie z samą czynnością wyszukiwania informacji w zasobie. To inny etap pracy z dokumentacją niż kwerenda.
- "konkordancja" – w różnych dziedzinach bywa rozumiana jako zestawienie, zgodność lub rodzaj indeksu/wykazu. Nie jest standardowym określeniem czynności wyszukiwania informacji w zasobie archiwum (czynnością jest kwerenda, a narzędziami są m.in. pomoce archiwalne).
- "kontrasygnata" – to pojęcie związane z podpisywaniem/poświadczaniem dokumentów w obiegu urzędowym (współpodpis), a nie z pracą polegającą na wyszukiwaniu informacji w archiwum.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się opis "wyszukiwania informacji w zasobie archiwum" lub "odszukiwania materiałów na zapytanie", najczęściej chodzi o termin kwerenda. Warto też odróżniać czynność (kwerenda) od narzędzi wyszukiwania (np. inwentarz, indeksy, bazy ewidencyjne), bo w testach te pojęcia bywają mylone.
