Data krańcowa (często nazywana też datą skrajną) to element opisu teczki/jednostki archiwalnej, który informuje o zakresie czasowym dokumentacji zgromadzonej w środku. W praktyce oznacza to, że w opisie wpisuje się najwcześniejszą datę występującą na dokumentach w teczce oraz najpóźniejszą datę z tej samej teczki. Dzięki temu osoba korzystająca z ewidencji widzi od razu, z jakiego okresu pochodzą materiały, bez potrzeby przeglądania zawartości.
Dlaczego poprawna jest odpowiedź: "najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w danej teczce aktowej"? Ponieważ data krańcowa opisuje zawartość teczki (chronologię dokumentów), a nie działania wykonywane na teczce w archiwum.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "pierwszego udostępnienia dokumentów" – to data czynności eksploatacyjnej (kiedy ktoś korzystał z akt). Może być odnotowana w rejestrach udostępnień, ale nie stanowi daty krańcowej opisu teczki.
- "przekazania dokumentów na brakowanie" – brakowanie jest etapem postępowania z dokumentacją niearchiwalną. Data brakowania dotyczy procesu selekcji i zniszczenia, a nie zakresu dat dokumentów w teczce.
- "wyznaczająca termin przekazania materiałów do archiwum zakładowego" – termin przekazania wynika z organizacji pracy i przepisów wewnętrznych, a nie z chronologii dokumentów w teczce. To inny typ informacji (harmonogram/obowiązek), nie element opisu "daty" jednostki.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz w pytaniu "data krańcowa", myśl o pierwszej i ostatniej dacie dokumentu w teczce. Gdy pojawiają się słowa "udostępnienie", "brakowanie", "przekazanie" – to zwykle dotyczą czynności, a nie opisu chronologicznego zawartości.
