W przechowywaniu dokumentacji podatkowej kluczowe jest powiązanie jej z przedawnieniem zobowiązania podatkowego. Zasada jest taka, że podatnik powinien mieć możliwość wykazania poprawności rozliczeń przez cały czas, w którym organ podatkowy może jeszcze skutecznie weryfikować i dochodzić należności.
Dla deklaracji PIT-36 za rok 2017 złożonej w terminie do 30 kwietnia 2018 r. istotny jest fakt, że termin płatności podatku upływa właśnie 30.04.2018. Okres przedawnienia wynosi zasadniczo 5 lat, ale nie liczy się go "od dnia złożenia deklaracji" ani "od dnia zapłaty", tylko od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności.
Dlatego punktem startowym jest 31.12.2018. Następnie liczymy pełne lata: 2019, 2020, 2021, 2022 i 2023. Oznacza to, że zobowiązanie przedawnia się z upływem 31.12.2023, a dokumenty związane z rozliczeniem (np. potwierdzenia, załączniki, dane do ulg) należy przechowywać do końca 2023 roku.
Dlaczego pozostałe lata są błędne?
- 2018 rok pomija cały mechanizm przedawnienia i sugeruje, że wystarczy przechować dokumenty tylko do końca roku złożenia deklaracji.
- 2019 rok wynika z mylnego przekonania, że przechowywanie to tylko "rok po złożeniu" albo że 5 lat liczy się od 2017 r. bez reguły "od końca roku".
- 2022 rok to częsta pomyłka polegająca na odjęciu/zgubieniu jednego roku (np. liczenie 2019–2022 jako czterech lat i uznanie tego za pięć lat) albo liczenie 5 lat od 2018 bez uwzględnienia, że start jest dopiero na koniec 2018.
W praktyce oznacza to, że dopiero po 31.12.2023 można bezpiecznie rozważać brak dalszej potrzeby archiwizacji tej dokumentacji (z zastrzeżeniem, że w szczególnych sytuacjach bieg przedawnienia może ulegać zmianom).
