Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym dokumentacji płacowej) nie jest już "zawsze taki sam". Od 01.01.2019 r. obowiązuje rozwiązanie, w którym kluczowa jest data nawiązania stosunku pracy. To właśnie ten warunek rozstrzyga, czy stosuje się krótszy czy dłuższy okres archiwizacji.
Stosunek pracy nawiązany po 31.12.2018 r.
W tym przypadku dokumentację płacową przechowuje się 10 lat. Ważne jest także, jak liczy się ten termin: jest on liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. W praktyce oznacza to, że data rozwiązania umowy w trakcie roku nie skraca terminu do "dokładnie 10 lat od dnia rozwiązania", tylko do końca odpowiedniego roku + 10 pełnych lat.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- 50 lat – to okres kojarzony z dokumentacją sprzed zmian. Może dotyczyć przypadków, gdy stosunek pracy nawiązano przed 01.01.2019 r. (w określonych sytuacjach), ale nie jest właściwy dla zatrudnienia rozpoczętego po 31.12.2018 r.
- 5 lat – taki okres nie jest ogólną zasadą dla dokumentacji płacowej po ustaniu stosunku pracy. To typowy "distraktor", który może wynikać z mylenia z innymi terminami przechowywania lub przedawnieniami.
- bezterminowo – dokumentacji płacowej nie przechowuje się bez końca jako zasady ogólnej. W przepisach wskazuje się okresy przechowywania, a po ich upływie dokumentacja może podlegać brakowaniu albo innym procedurom archiwalnym.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się temat archiwizacji akt, najpierw ustal, czy zatrudnienie rozpoczęło się przed czy po 01.01.2019 r., a dopiero potem dobieraj liczbę lat. Zwracaj uwagę na sformułowanie "od końca roku kalendarzowego".
