Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA5 - TEST WIEDZY NR 1



PYTANIE NR 22.
Do jakiego archiwum należy przekazać w firmie dokumentację HR z zakończonej rekrutacji sprzed 2 lat, która nie jest już potrzebna do bieżącego urzędowania?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dokumenty z zakończonej rekrutacji sprzed 2 lat nie są już używane na bieżąco, ale nadal muszą być przechowywane w jednostce przez wymagany okres. Dlatego trafiają do archiwum zakładowego, które przejmuje dokumentację niepotrzebną do bieżącego urzędowania. Archiwum państwowe dotyczy przekazywania materiałów archiwalnych po wielu latach.

Pełne wyjaśnienie:

W praktyce biurowej dokumentacja w organizacji "wędruje" wraz ze zmianą jej przydatności. Najpierw jest używana w komórce merytorycznej (np. HR) jako dokumentacja bieżąca. Gdy sprawa zostaje zakończona (rekrutacja została rozstrzygnięta), dokumenty przestają być potrzebne do codziennej pracy, ale nadal podlegają obowiązkowemu przechowywaniu przez określony czas wynikający z kategorii archiwalnej i JRWA.

W takiej sytuacji właściwym miejscem jest archiwum zakładowe (w niektórych jednostkach spotyka się też nazwę "składnica akt" jako określenie komórki przejmującej akta). Archiwum zakładowe przejmuje i ewidencjonuje dokumentację zakończoną, zapewnia jej uporządkowanie, właściwe warunki przechowywania oraz możliwość odtworzenia dokumentów na potrzeby kontroli, sporów lub audytów.

  • Dlaczego "Archiwum zakładowe" jest poprawne?
    Bo dokumentacja sprzed 2 lat jest zakończona, ale nie zakończył się jeszcze wymagany okres przechowywania. Powinna więc pozostać w jednostce, pod opieką komórki archiwum zakładowego, a nie w aktach bieżących.
  • Dlaczego "Archiwum bieżące" jest błędne?
    Archiwum bieżące obejmuje dokumenty w aktywnym użyciu do bieżącego prowadzenia spraw. Zakończona rekrutacja nie jest już prowadzoną sprawą, więc dokumenty nie powinny obciążać bieżącego zasobu działu.
  • Dlaczego "Archiwum państwowe" jest błędne?
    Przekazanie do archiwum państwowego dotyczy materiałów archiwalnych w odpowiednim trybie i po upływie dłuższego okresu (w kontekście nauki szkolnej często wskazuje się okres wieloletni). Dokumentacja sprzed 2 lat co do zasady pozostaje na etapie archiwum zakładowego.
  • Dlaczego "Archiwum osobiste" jest błędne?
    Dokumentacja rekrutacyjna jest dokumentacją jednostki organizacyjnej. Nie powinna być przechowywana prywatnie, ponieważ utrudnia ewidencję, narusza zasady obiegu dokumentów i może rodzić ryzyko braku kontroli nad dostępem.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawia się informacja "sprawa zakończona" i "niepotrzebne do bieżącego urzędowania", a jednocześnie nie ma przesłanek do przekazania do archiwum państwowego, najczęściej właściwą odpowiedzią jest archiwum zakładowe.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest archiwum zakładowe w firmie lub urzędzie?
Archiwum zakładowe to komórka (lub funkcja) w jednostce organizacyjnej, która przejmuje dokumentację zakończoną, niepotrzebną do bieżącego urzędowania. Prowadzi ewidencję (np. spisy zdawczo-odbiorcze), dba o porządek i warunki przechowywania oraz udostępnia akta, gdy są potrzebne.
Jak odróżnić archiwum bieżące od archiwum zakładowego?
Archiwum bieżące to dokumenty w aktywnym użyciu w dziale (sprawy w toku). Archiwum zakładowe przejmuje sprawy zakończone, które trzeba jeszcze przechowywać przez wymagany czas. Kluczowe słowa na egzaminie: "w toku" vs "zakończone" i "niepotrzebne do bieżącego urzędowania".
Dlaczego dokumenty z rekrutacji sprzed 2 lat trafiają do archiwum zakładowego?
Po zakończeniu rekrutacji dokumenty zwykle nie są już potrzebne do codziennej pracy HR, ale nadal muszą być przechowywane przez określony okres. Archiwum zakładowe zapewnia ewidencję, uporządkowanie i możliwość odszukania akt, np. na potrzeby kontroli, odwołań lub audytu.
Kiedy dokumenty przekazuje się do archiwum państwowego?
Do archiwum państwowego przekazuje się materiały archiwalne w trybie przewidzianym dla danego rodzaju dokumentacji, zwykle po upływie dłuższego okresu przechowywania. W typowych zadaniach szkolnych podkreśla się, że dokumenty nie trafiają tam bezpośrednio po 1–2 latach, tylko po wielu latach i po uporządkowaniu w archiwum zakładowym.
Czy "archiwum przemienne" to poprawny termin w polskiej archiwistyce?
W zadaniach egzaminacyjnych i w terminologii urzędowej należy używać nazw takich jak archiwum bieżące, archiwum zakładowe (czasem: składnica akt) oraz archiwum państwowe. Określenia potoczne bywają spotykane, ale mogą wprowadzać w błąd przy wyborze odpowiedzi.
Jakie są najczęstsze błędy przy klasyfikowaniu dokumentów do archiwum?
Najczęściej myli się dokumenty "zakończone" z "bieżącymi", a także zakłada, że każda dokumentacja archiwalna musi trafić od razu do archiwum państwowego. Błędem jest też przechowywanie akt prywatnie ("archiwum osobiste"), bo utrudnia ewidencję i kontrolę dostępu do dokumentacji.
Jaką rolę pełni JRWA w przekazywaniu dokumentów do archiwum zakładowego?
JRWA (jednolity rzeczowy wykaz akt) porządkuje dokumenty według haseł i przypisuje im kategorie archiwalne oraz okresy przechowywania. Dzięki temu archiwum zakładowe wie, jak ewidencjonować teczkę, jak długo ją trzymać i czy po czasie podlega brakowaniu, czy dalszemu postępowaniu.
Jakie dokumenty HR najczęściej trafiają do archiwum zakładowego?
Do archiwum zakładowego trafia m.in. dokumentacja z zakończonych procesów: rekrutacje, korespondencja kadrowa, decyzje i protokoły, teczki spraw pracowniczych prowadzone zgodnie z zasadami kancelaryjnymi. Warunek jest wspólny: sprawa jest zakończona, ale dokumenty nadal trzeba przechowywać.
Czy dokumenty rekrutacyjne można przechowywać w "archiwum osobistym" pracownika działu HR?
Nie. Dokumentacja rekrutacyjna jest dokumentacją jednostki organizacyjnej i powinna być przechowywana w systemie kancelaryjno-archiwalnym (najpierw jako bieżąca, potem w archiwum zakładowym). Trzymanie jej prywatnie utrudnia rozliczalność, ewidencję i może prowadzić do niekontrolowanego dostępu.
Jak przygotować się do pytań o archiwum zakładowe na egzaminie technika ekonomisty?
Utrwal trzy etapy: bieżące (sprawy w toku), zakładowe (sprawy zakończone, przechowywanie w jednostce), państwowe (przekazanie po latach dla materiałów archiwalnych). Ćwicz rozpoznawanie słów-kluczy w treści: "zakończone", "niepotrzebne do bieżącego urzędowania", "przechowywać".
info

Statystycznie 51% uczniów zna prawidłową odpowiedź. trudne

Według specjalistów z branży: "Dokumenty z zakończonej rekrutacji sprzed 2 lat nie są już używane na bieżąco, ale nadal muszą być przechowywane w jednostce przez wymagany okres."

Źródła:

  • [ISAP] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19830380173/U/D19830173Lj.pdf
  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, art. 35-36, Dz.U. 2020 poz. 164
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i archiwów zakładowych, Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67

Materiały:

  • Tekst ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (część dot. archiwów zakładowych)
  • Instrukcja kancelaryjna i przepisy o archiwach zakładowych (rozporządzenie PRM z 18.01.2011)
  • Materiały szkolne z zakresu kancelarii i archiwizacji w jednostce organizacyjnej (JRWA, kategorie archiwalne, spisy zdawczo-odbiorcze)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 03.04.2026



Aktualizacja pytania: 03.04.2026
📡 Brak połączenia internetowego