Brakowanie (wybrakowanie) dokumentacji niearchiwalnej to kontrolowany proces wycofania z zasobu archiwum zakładowego akt, które nie mają wartości archiwalnej i dla których upłynął wymagany okres przechowywania. Co do zasady archiwum zakładowe nie podejmuje decyzji o zniszczeniu samodzielnie – musi uzyskać zgodę organu nadzorującego, czyli właściwego archiwum państwowego.
Odpowiedź "Do Archiwum Akt Nowych w Warszawie." jest poprawna, ponieważ Archiwum Akt Nowych jest archiwum państwowym właściwym dla wielu centralnych organów administracji rządowej i ich archiwów zakładowych, a w praktyce to ono wydaje zgodę na brakowanie w takich jednostkach, gdy wymagają tego przepisy i nadzór archiwalny.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo wskazują instytucje, które nie pełnią roli właściwego archiwum nadzorującego w tej sytuacji:
- "Do Narodowego Archiwum Cyfrowego" – nazwa może sugerować "obsługę dokumentów", ale brakowanie dotyczy nadzoru archiwalnego, a nie samej cyfryzacji czy przechowywania kopii cyfrowych.
- "Do Archiwum Państwowego w Warszawie." – jest to archiwum o innym zakresie właściwości; samo położenie geograficzne instytucji (Warszawa) nie przesądza automatycznie o właściwości w sprawach nadzoru nad archiwum zakładowym urzędu centralnego.
- "Do Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji." – archiwum resortowe (wewnętrzne) nie jest z zasady organem właściwym do wydawania zgody na brakowanie dla innej jednostki (KPRM); mylące jest tu podobieństwo administracyjne, ale kompetencje nadzorcze wynikają z przypisania do archiwum państwowego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy zgody na brakowanie, kluczowe jest ustalenie właściwego archiwum państwowego sprawującego nadzór, a nie tego, które "pasuje nazwą" albo znajduje się w tej samej miejscowości.
