Numer pokoju to element organizacyjny pobytu, nadawany lub potwierdzany przy zameldowaniu (albo przy przydziale pokoju w recepcji). Dlatego powinien znaleźć się w dokumentacji, która ewidencjonuje faktyczny pobyt gościa w obiekcie, czyli w księdze meldunkowej (dokumentacji meldunkowej).
Dokumenty rezerwacyjne mają inne zadanie: opisują zamiar pobytu i warunki rezerwacji, a nie potwierdzają finalnych danych pobytu.
- "Potwierdzenia rezerwacji" – zwykle zawiera termin, typ pokoju, liczbę osób i warunki, ale numer pokoju często nie jest znany w chwili tworzenia rezerwacji i może ulec zmianie (np. z powodów operacyjnych).
- "Formularza rezerwacyjnego" – służy do zebrania danych do rezerwacji; podobnie jak potwierdzenie, nie jest podstawowym dokumentem ewidencji meldunkowej i nie musi zawierać ostatecznego numeru pokoju.
- "Faktury VAT" – jest dokumentem sprzedaży/usługi i rozliczenia. Może zawierać elementy identyfikujące usługę, ale jej celem nie jest prowadzenie ewidencji przydziału pokojów ani przebiegu meldunku.
Na egzaminie warto pamiętać prostą regułę: rezerwacja = plan pobytu, meldunek = ewidencja pobytu, faktura = rozliczenie. Numer pokoju należy do ewidencji pobytu, więc wiąże się z dokumentacją meldunkową.
