Archiwum zakładowe służy m.in. do odciążenia komórek organizacyjnych z dokumentacji, która nie jest już potrzebna do bieżącego urzędowania, a jednocześnie musi być dalej przechowywana i zabezpieczona.
Kluczowa jest zasada kiedy przekazuje się dokumentację do archiwum zakładowego: akta spraw załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez 2 lata, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy (czyli po roku, w którym powstał dokument / sprawa została ostatecznie załatwiona). Po upływie tego okresu dokumenty powinny zostać przekazane do archiwum zakładowego.
Dla dokumentów z tabeli:
- Rok 2018 → liczenie od 1 stycznia 2019 → 2 lata mijają z końcem 2020 → w 2023 r. dokument powinien już być w archiwum.
- Rok 2019 → liczenie od 1 stycznia 2020 → 2 lata mijają z końcem 2021 → w 2023 r. dokument powinien już być w archiwum.
- Rok 2020 → liczenie od 1 stycznia 2021 → 2 lata mijają z końcem 2022 → w 2023 r. dokument należy przekazać do archiwum.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: wszystkie dokumenty powinny zostać przekazane do archiwum.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- Tylko Raport roczny – błąd wynika z intuicyjnego wartościowania dokumentów (np. raport jako "ważny"), podczas gdy kryterium przekazania jest tu upływ czasu, a nie rodzaj dokumentu.
- Tylko Umowa o pracę – mylenie momentu przekazania do archiwum z długością przechowywania (często kojarzoną z dokumentacją pracowniczą). Rodzaj dokumentu nie zmienia zasady przekazania po 2 latach.
- Tylko Faktura VAT – analogicznie: faktura może kojarzyć się z określonymi okresami przechowywania, ale pytanie dotyczy etapu przekazania do archiwum zakładowego, a nie końcowego terminu przechowywania.
W praktyce przekazanie odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przygotowanego przez komórkę przekazującą.
