Kategoria archiwalna BE (np. BE5) dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, której wartości archiwalnej nie da się jednoznacznie ocenić w chwili wytworzenia. Liczba przy symbolu (tu: 5) wskazuje okres przechowywania wyrażony w latach.
Dla dokumentów oznaczonych BE5 prawidłowa procedura jest następująca: przechowuje się je w siedzibie przedsiębiorstwa przez 5 lat, a następnie kieruje do ekspertyzy archiwalnej. Ekspertyzę przeprowadza właściwe miejscowo archiwum państwowe na wniosek jednostki. Celem ekspertyzy jest ocena, czy dokumenty mają wartość historyczną, prawną lub administracyjną wymagającą zachowania. W wyniku oceny dokumenty mogą zostać przekwalifikowane do kategorii A (materiały archiwalne) albo pozostać dokumentacją niearchiwalną przeznaczoną do brakowania zgodnie z procedurą.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "Przekazać do archiwum państwowego na 5 lat…" – okres 5 lat dotyczy przechowywania w jednostce, a nie "składowania w archiwum państwowym". Kluczowe jest też to, że po okresie przechowywania następuje ocena (ekspertyza), a nie prosty transfer na czas oznaczony.
- "…a następnie przekazać do biura rachunkowego" – biuro rachunkowe nie jest organem właściwym do kwalifikowania kategorii archiwalnej BE ani do przeprowadzania ekspertyzy archiwalnej.
- "Przekazać do biura rachunkowego na 5 lat…" – myli miejsce przechowywania i podmiot kompetentny. Dla BE5 istotna jest ekspertyza archiwalna po okresie przechowywania, a nie przekazanie do podmiotu obsługującego księgowość.
Na egzaminie warto zapamiętać skrót: BE = B + Ekspertyza. W odróżnieniu od części dokumentacji kategorii B, gdzie po czasie przechowywania typowo dąży się do brakowania, kategoria BE wymaga dodatkowego kroku oceny przez archiwum.
