W aktach jednej sprawy celem porządkowania jest takie ułożenie dokumentów, aby można było łatwo prześledzić tok załatwiania sprawy: co wpłynęło, jakie podjęto czynności, jakie decyzje zapadły i czym sprawa się zakończyła. Z tego powodu najbardziej właściwy jest układ chronologiczny (według dat powstania/obiegu dokumentów), bo odtwarza realną sekwencję zdarzeń w sprawie i ułatwia zarówno kwerendę, jak i kontrolę braków.
Odpowiedź "chronologicznie" jest poprawna, ponieważ:
- pozwala szybko zrekonstruować przebieg sprawy (ciąg przyczynowo‑skutkowy),
- ułatwia odnalezienie załączników, odpowiedzi i pism kończących sprawę,
- jest spójna z praktyką prowadzenia teczki sprawy, gdzie dokumenty "narastają" w czasie.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo odnoszą się do innych porządków niż porządek w ramach akt konkretnej sprawy:
- "alfabetycznie" – układ alfabetyczny bywa użyteczny dla wykazów nazwisk/nazw podmiotów lub skorowidzów, ale w aktach jednej sprawy zniekształca chronologię czynności i utrudnia ocenę przebiegu postępowania.
- "zgodnie z numerami dziennika podawczego" – numer dziennika podawczego dotyczy rejestracji wpływów/korespondencji. W obrębie jednej sprawy dokumenty mogą mieć różne numery rejestracyjne (wpływy, pisma wychodzące), a układ według rejestru nie oddaje logicznego biegu sprawy.
- "według klas jednolitego rzeczowego wykazu akt" – JRWA służy do klasyfikacji rzeczowej i kwalifikacji archiwalnej teczek/serii, a nie do ustalania kolejności pism w jednej sprawie. Klasa wykazu pomaga przypisać sprawę do właściwej teczki, ale nie zastępuje porządku dokumentów w aktach sprawy.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się sformułowanie "w ramach akt danej sprawy", zwykle chodzi o kolejność dokumentów odzwierciedlającą przebieg załatwiania, czyli porządek czasowy, a nie o system klasyfikacyjny całej kancelarii.
