Udostępnienie (w tym wypożyczenie) dokumentacji z archiwum zakładowego powinno być kontrolowane i ewidencjonowane. Chodzi o to, aby w każdej chwili można było ustalić: kto pobrał akta, jakie jednostki aktowe zostały wydane, kiedy nastąpiło wydanie oraz kiedy i w jakim stanie dokumentacja wróciła.
Odpowiedź "wypełnieniu karty udostępnienia akt" jest poprawna, bo taka karta (spotyka się też inne nazwy stosowane w jednostkach) pełni funkcję dowodu wydania akt i narzędzia rozliczenia zwrotu. Bez tego kroku łatwo o zagubienie dokumentacji, brak odpowiedzialności za pobrane akta oraz trudności w odtworzeniu obiegu informacji.
Pozostałe propozycje nie pasują do sytuacji wypożyczania:
- "ekspertyzie archiwalnej" – ekspertyza dotyczy zwykle oceny, kwalifikacji lub rozstrzygnięć specjalistycznych, a nie bieżącego wydawania akt komórkom organizacyjnym.
- "zgodnym z protokołem wybrakowaniu dokumentacji" – brakowanie to czynność dotycząca wycofania dokumentacji z zasobu i jej zniszczenia (po spełnieniu warunków), więc jest to proces innego typu niż czasowe udostępnienie do pracy.
- "aktualizacji normatywów kancelaryjno-archiwalnych" – normatywy (regulacje wewnętrzne) wyznaczają zasady, ale ich aktualizacja nie jest warunkiem pojedynczego wypożyczenia konkretnej teczki.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać regułę: jeśli akta opuszczają archiwum, musi pozostać po nich ślad w ewidencji. Najczęściej jest to karta udostępnienia, wpis w rejestrze lub inna forma ewidencyjna przyjęta w jednostce.
