Dokumentacja procesu sterylizacji ma przede wszystkim potwierdzać, że konkretny cykl został przeprowadzony zgodnie z wymaganiami oraz że można go odtworzyć i prześledzić (traceability). W praktyce oznacza to potrzebę posiadania informacji pozwalających odpowiedzieć na pytania: kiedy wykonano cykl, jaką metodą, jakie parametry uzyskano i czy zostały zaakceptowane.
Dlatego informacje takie jak data i godzina przeprowadzenia sterylizacji są kluczowe do identyfikacji zdarzenia w czasie oraz do powiązania cyklu z konkretnym wsadem, urządzeniem i zapisami kontroli. Równie ważna jest informacja o metodzie sterylizacji, ponieważ wymagania dotyczące parametrów i interpretacji wyników zależą od zastosowanej metody (np. para wodna, tlenek etylenu, procesy niskotemperaturowe).
Istotnym elementem jest także ocena zapisów parametrów krytycznych. Sam wydruk lub zapis danych nie wystarcza, jeśli nie ma potwierdzenia, że parametry mieściły się w ustalonych granicach i że cykl został zwolniony zgodnie z procedurą. To zabezpiecza przed sytuacją, w której istnieje zapis, ale nikt nie dokonał weryfikacji poprawności procesu.
Natomiast dane osobowe lub kod identyfikujący kierownika zakładu nie stanowią standardowego elementu dokumentacji cyklu sterylizacji. Nie opisują one przebiegu procesu ani nie potwierdzają osiągnięcia parametrów krytycznych. W dokumentacji operacyjnej dąży się też do ograniczania danych osobowych do niezbędnego minimum; odpowiedzialność za nadzór organizacyjny może być opisana w dokumentach systemowych (np. procedurach), ale nie musi pojawiać się w każdym zapisie cyklu.
Podczas rozwiązywania takich zadań warto pamiętać: dokumentacja procesu ma wykazać co wykonano, kiedy, jaką metodą, z jakim wynikiem oraz czy wynik został oceniony. Elementy czysto organizacyjne, niezwiązane bezpośrednio z cyklem, zwykle nie są wymagane w zapisie procesu.
