W obrębie akt jednej sprawy dokumenty powinny tworzyć czytelną sekwencję pokazującą, jak sprawa była załatwiana. Dlatego właściwy jest układ chronologiczny – pozwala szybko prześledzić następstwo zdarzeń: wpływ korespondencji, pisma wychodzące, notatki, uzgodnienia, decyzje i zakończenie sprawy.
Odpowiedź "chronologicznie" jest poprawna, ponieważ porządek czasu jest najbardziej funkcjonalny dla akt sprawy: wspiera kontrolę kompletności, ułatwia odnalezienie brakujących elementów oraz zapobiega zniekształceniu przebiegu postępowania.
Pozostałe propozycje odnoszą się do innych zasad porządkowania:
- "alfabetycznie" – taki układ bywa spotykany w zestawieniach nazwisk, indeksach czy kartotekach, ale nie oddaje kolejności czynności w jednej sprawie, więc utrudnia zrozumienie toku załatwienia.
- "zgodnie z numerami dziennika podawczego" – numeracja dziennika/rejestru służy ewidencji wpływów, a nie porządkowi w teczce sprawy. Jedna sprawa może obejmować wiele pism o różnych numerach, a dodatkowo występują pisma wychodzące i wewnętrzne notatki.
- "według klas jednolitego rzeczowego wykazu akt" – klasyfikacja rzeczowa (klasy/hasła) służy przypisaniu sprawy do właściwej teczki lub symbolu klasy, czyli do systemu porządkowania dokumentacji w kancelarii. Nie jest to reguła układania dokumentów w środku jednej sprawy.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "w ramach akt danej sprawy", myśl o porządku wewnętrznym teczki sprawy (najczęściej czas). Gdy pojawiają się "klasy wykazu akt" – chodzi o klasyfikację i przypisanie do właściwej teczki, a nie o kolejność pism w sprawie.
