W dniu wyjazdu (wymeldowania) recepcja dokonuje rozliczenia pobytu: podsumowuje należności za noclegi i usługi dodatkowe oraz przygotowuje dokument dla gościa. Jeżeli gość prosi o dokument potwierdzający zakup usługi hotelowej, właściwym dokumentem jest faktura, ponieważ pełni funkcję dokumentu sprzedaży i przedstawia stronę sprzedającą, nabywcę, zakres usługi oraz kwotę do zapłaty (lub już zapłaconą).
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują do sytuacji "na życzenie gościa, w dniu wyjazdu"?
- Voucher jest w praktyce turystycznej najczęściej potwierdzeniem rezerwacji lub formą rozliczenia w modelu przedpłaconym/pośredniczonym (np. z biurem podróży). Nie jest typowym dokumentem sprzedaży wystawianym przez recepcję jako finałowe rozliczenie pobytu dla gościa.
- Kalkulacja kosztów to zestawienie pomocnicze (wewnętrzne) służące personelowi do analizy lub przygotowania ceny. Gość przy wyjeździe oczekuje dokumentu rozliczeniowego, a nie arkusza kalkulacyjnego pokazującego sposób wyliczeń.
- Polecenie przelewu to dyspozycja płatnicza (instrukcja dokonania przelewu), a nie dokument potwierdzający wykonanie i sprzedaż usługi hotelowej. Może być użyte jako metoda zapłaty, ale nie zastępuje dokumentu sprzedaży.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "na życzenie gościa" oraz "w dniu wyjazdu", zwykle chodzi o dokument wydawany gościowi jako formalne potwierdzenie rozliczenia usługi. Wówczas wybieraj dokument sprzedaży/rachunkowy, a nie narzędzie płatności ani dokument wewnętrzny.
