Notatka służbowa jest dokumentem używanym wewnątrz organizacji do udokumentowania bieżących ustaleń (np. po rozmowie, spotkaniu, uzgodnieniu z innym działem) oraz do pozostawienia śladu umożliwiającego późniejszą kontrolę realizacji uzgodnionych działań. Jej sens polega na tym, że zapisuje "co ustalono", "kto i kiedy ustalił" oraz często "co ma być wykonane", dzięki czemu można wrócić do ustaleń w razie sporu lub weryfikacji postępu.
Dlatego poprawna odpowiedź to: notatka służbowa.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Zawiadomienie – co do zasady służy do przekazania informacji o zdarzeniu lub fakcie (np. powiadomienie o terminie, zmianie, wystąpieniu sytuacji). Nie jest typowo dokumentem, którego głównym celem jest utrwalenie ustaleń do kontroli ich wykonania.
- Upoważnienie – to dokument, którego istotą jest nadanie uprawnień (np. do działania w imieniu firmy, odbioru korespondencji, podpisu). Nie służy do zapisu ustaleń operacyjnych.
- Komunikat wewnętrzny – ma charakter informacyjny i ogólny (przekaz do pracowników), np. o zasadach, zmianach organizacyjnych, terminach. Zwykle nie jest formą utrwalania konkretnych ustaleń między osobami w celu kontroli ich realizacji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się potrzeba "udokumentowania ustaleń" i "możliwości kontroli wykonania", najczęściej chodzi o formy zapisu wewnętrznego (notatka, protokół). Gdy mowa o "nadaniu prawa do działania" – szukaj upoważnienia. Gdy o "poinformowaniu" – komunikat lub zawiadomienie.
