Symbol BE5 odnosi się do dokumentacji, której wartość archiwalna budzi wątpliwości. Kluczowe jest tu rozróżnienie dwóch elementów znaczenia:
- "5" – minimalny okres przechowywania w jednostce (w praktyce w składnicy akt), zanim w ogóle można rozważać dalsze decyzje.
- "E" – wskazuje, że po upływie tego czasu dokumenty nie mogą zostać zniszczone automatycznie; wymagają uprzedniego rozstrzygnięcia w formie ekspertyzy archiwalnej.
Dlatego poprawne jest stwierdzenie, że po 5 latach dokumenty należy przedstawić do oceny archiwalnej, ponieważ dopiero ta ocena rozstrzyga, czy dokumentacja powinna zostać zachowana dłużej (a nawet zakwalifikowana do wieczystego przechowywania), czy może zostać wybrakowana.
Odpowiedź mówiąca, że dokumenty "mają wartość użytkową i po 5 latach mogą być zniszczone" jest błędna, bo opisuje typowe myślenie o kategorii B z okresem przechowywania, gdzie po upływie czasu (przy spełnieniu warunków) możliwe jest brakowanie, ale bez elementu koniecznej ekspertyzy.
Stwierdzenie, że "mają trwałą wartość historyczną" jest nieprawidłowe, ponieważ to cecha dokumentacji kwalifikowanej do trwałego przechowywania (kategoria wieczysta), a BE oznacza wątpliwość i konieczność późniejszej oceny, a nie przesądzoną wartość historyczną.
Opis "dokumentów manipulacyjnych zwracanych referentowi" nie jest definicją kategorii archiwalnej BE i miesza pojęcia obiegu/udostępniania akt z kwalifikacją archiwalną. Na egzaminie warto zapamiętać: BE = czas + obowiązkowa ekspertyza, a nie "czas + automatyczne zniszczenie".
