Procedura brakowania dotyczy wycofania z dalszego przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, czyli takiej, która nie ma wartości archiwalnej, ale podlegała przechowywaniu przez określony czas. W trakcie tej procedury powstają lub są kompletowane dokumenty potwierdzające prawidłowe przeprowadzenie czynności (np. wniosek o brakowanie, spisy dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, protokół z prac komisji, potwierdzenia wykonania brakowania).
Takie materiały mają znaczenie dowodowe i kontrolne. Z tego względu ich właściwym miejscem przechowywania jest archiwum zakładowe, które odpowiada za ewidencję, porządkowanie i przechowywanie dokumentacji oraz za możliwość odtworzenia przebiegu czynności kancelaryjno-archiwalnych.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "w sekretariacie" – sekretariat obsługuje bieżącą korespondencję i organizację pracy, ale nie jest komórką przeznaczoną do docelowego przechowywania dokumentacji z procedur archiwalnych.
- "w kancelarii" – kancelaria prowadzi rejestrację i obieg dokumentów. Może czasowo gromadzić akta w toku, jednak dokumentacja z zakończonej procedury brakowania powinna trafić do miejsca właściwego dla przechowywania i nadzoru archiwalnego.
- "w komórce organizacyjnej" – komórka organizacyjna wytwarza akta i prowadzi je w toku spraw, ale po zakończeniu określonych czynności (w tym brakowania) dokumenty potwierdzające przebieg procedury powinny być zabezpieczone centralnie w archiwum zakładowym.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy dokumentów "z procedury" (a nie dokumentów roboczych używanych w trakcie pracy), najczęściej chodzi o miejsce, które zapewnia trwałe przechowywanie, ewidencję i dostępność do kontroli, czyli archiwum zakładowe.
