System kategorii archiwalnych służy do ustalenia wartości dokumentacji i czasu jej przechowywania. W praktyce biurowej (archiwum zakładowe) najczęściej spotyka się m.in. kategorię A (materiały archiwalne przechowywane wieczyście) oraz kategorię B (dokumentacja niearchiwalna, mająca czasowe znaczenie praktyczne).
Kategoria B z cyfrą (np. B3, B5, B10, B25) wskazuje konkretny okres przechowywania w latach. Oznacza to, że po upływie tego czasu dokumentacja może zostać przeznaczona do brakowania (z zachowaniem właściwej procedury). Z tego powodu dokumenty oznaczone kategorią B5 przechowuje się przez 5 lat.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- 10 – odpowiadałoby kategorii B10, a nie B5; to typowe pomylenie podobnych symboli.
- 15 – nie wynika z oznaczenia B5; wybór bywa skutkiem intuicji "lepiej dłużej", ale nie odzwierciedla kategorii.
- 20 – podobnie jak 15, nie ma związku z symbolem B5; to zgadywanie bez oparcia w zasadach kwalifikacji.
Warto też pamiętać o zasadzie liczenia okresu przechowywania: w praktyce przyjmuje się liczenie w pełnych latach kalendarzowych, zwykle od 1 stycznia roku następującego po ostatecznym załatwieniu sprawy. To istotne przy planowaniu brakowania i prowadzeniu ewidencji archiwum zakładowego.
