Dokument PZ (przychód zewnętrzny) potwierdza przyjęcie towaru do magazynu od dostawcy. W praktyce magazynowej i w systemach ERP/WMS ważne jest, aby powiązać przyjęcie z wcześniejszym zamówieniem zakupu. Temu właśnie służy pole "Zamówienie" w nagłówku dokumentu PZ: wpisuje się tam numer zamówienia złożonego u dostawcy, którego dotyczy przyjęcie.
Takie odwołanie ma konkretne zastosowania: umożliwia kontrolę realizacji (czy dostawca zrealizował zamówienie w całości), ułatwia rozliczenia i uzgadnianie dokumentów (zamówienie → PZ → faktura), a także przyspiesza reklamację, gdy dostawa jest niezgodna z zamówieniem.
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują do pola "Zamówienie"?
- "Imię i nazwisko osoby składającej zamówienie" nie jest jednoznacznym identyfikatorem dokumentu. W ewidencji liczy się referencja do numeru zamówienia, a dane osoby (jeśli w ogóle są wymagane) występują zwykle w danych użytkownika, akceptacji lub historii operacji, a nie w polu referencyjnym PZ.
- "Datę złożenia zamówienia…" można znaleźć w samym dokumencie zamówienia. Data jest informacją pomocniczą, ale nie zastępuje identyfikatora, którym jest numer zamówienia. To numer pozwala jednoznacznie połączyć dokumenty i wyszukać powiązania w systemie.
- "Ilość i rodzaj zamówionego towaru" to dane pozycji (asortyment, ilości, jednostki miary) i powinny być ujęte w pozycjach PZ lub porównywane z pozycjami zamówienia, a nie wpisywane do pola służącego do wskazania referencji na dokument źródłowy.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli nazwa pola brzmi jak nazwa innego dokumentu (np. "Zamówienie"), najczęściej chodzi o numer/identyfikator tego dokumentu, a nie o jego treść merytoryczną.
