Instrukcja wysyłkowa jest dokumentem operacyjnym wykorzystywanym w przygotowaniu i realizacji wysyłki. Jej głównym zadaniem jest przekazanie informacji niezbędnych do wykonania czynności logistycznych i transportowych w sposób zgodny z ustaleniami.
Funkcja informacyjna oznacza, że dokument wskazuje "co i jak zrobić", aby przesyłka została prawidłowo obsłużona. W praktyce może obejmować dane nadawcy i odbiorcy, identyfikację przesyłki, wymagania dotyczące kompletacji, oznakowania, sposobu załadunku/rozładunku, terminy, priorytety, a także szczególne warunki postępowania z towarem. Tego typu treści wspierają przepływ informacji między magazynem, spedycją i przewoźnikiem.
Odpowiedź "legitymującą" nie pasuje, ponieważ funkcja legitymująca dotyczy dokumentów uprawniających do wykonania czynności lub potwierdzających uprawnienie osoby (np. identyfikacja, upoważnienie). Instrukcja wysyłkowa co do zasady nie służy do "legitymowania" kogokolwiek, tylko do opisu wymagań realizacyjnych.
Odpowiedź "dowodową" jest typowa dla dokumentów, które stanowią potwierdzenie wykonania usługi lub zdarzenia gospodarczego (np. potwierdzenie odbioru, dokument przewozowy w określonym znaczeniu, protokół). Instrukcja wysyłkowa może wspierać porządek dokumentacyjny, ale jej istotą nie jest tworzenie dowodu wykonania.
Odpowiedź "rozliczeniową" dotyczy dokumentów służących do naliczania opłat i rozrachunków (np. faktury, noty, zestawienia kosztów). Instrukcja wysyłkowa nie jest dokumentem do rozliczeń; co najwyżej może zawierać dane pomocnicze, ale nie pełni tej podstawowej funkcji.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: instrukcja mówi, jakie informacje i wytyczne mają być zastosowane w procesie, więc z definicji ma charakter informacyjny.
