Instrukcje wewnętrzne porządkują pracę z dokumentacją według jej cyklu życia. W praktyce w organizacji można wyróżnić etap "kancelaryjny" (gdy dokumentacja jest w toku) oraz etap "archiwum zakładowego" (gdy sprawa jest zakończona i akta mają być przechowywane lub przygotowane do dalszych czynności).
Instrukcja kancelaryjna dotyczy przede wszystkim tego, co dzieje się z dokumentacją w trakcie prowadzenia spraw w komórkach organizacyjnych. Obejmuje typowo zasady: tworzenia i przyjmowania pism, rejestrowania, znakowania spraw, dekretacji, obiegu między stanowiskami, kompletowania akt spraw oraz zamykania spraw. Jej celem jest zapewnienie, aby dokumentacja była prowadzona jednolicie, możliwa do odtworzenia i kontrolowalna.
Instrukcja archiwum zakładowego reguluje natomiast postępowanie z dokumentacją po zakończeniu obiegu, czyli gdy sprawy są już zamknięte. Obejmuje zasady przygotowania akt do przekazania, przejmowania do archiwum zakładowego, ewidencjonowania, rozmieszczenia i warunków przechowywania, udostępniania w trybie wewnętrznym oraz przygotowania dokumentacji do brakowania zgodnie z przyjętymi procedurami.
Dlatego poprawne jest rozróżnienie: "obieg w jednostce" kontra "przechowywanie (i obsługa archiwalna) po zakończeniu obiegu".
- Odpowiedź mówiąca o "niszczeniu" jako głównej treści instrukcji archiwum zakładowego jest zbyt wąska: brakowanie jest tylko jednym z elementów, a nie całością.
- Stwierdzenie, że instrukcja archiwum zakładowego dotyczy "tworzenia rzeczowego wykazu akt", jest mylące: wykaz akt jest narzędziem klasyfikacji, a nie sednem instrukcji archiwum zakładowego jako takiej.
- Sprowadzenie archiwum zakładowego do "udostępniania" pomija klucz: ewidencję i bezpieczne przechowywanie oraz procedury przekazywania.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedzi pojawiają się słowa "rejestracja/obieg/sprawa w toku" – to zwykle zakres instrukcji kancelaryjnej; jeśli "przekazanie/ewidencja/przechowywanie/brakowanie" – to typowy zakres instrukcji archiwum zakładowego.
