KWALIFIKACJA EKA7 - TEST WIEDZY NR 3

Podczas archiwizacji dokumentów w jednostce organizacyjnej najważniejsza jest spójna zasada porządkowania, dzięki której dokumenty da się szybko odnaleźć, kontrolować i przekazywać dalej (np. do archiwum zakładowego). Najbardziej praktyczny i powszechnie stosowany schemat to układ według kategorii (klasyfikacji) oraz według daty, czyli chronologii.

Dlaczego odpowiedź "Dokumenty powinny być archiwizowane według kategorii i daty." jest poprawna?

• Kategorie/klasy porządkują dokumenty według ich rodzaju i funkcji (np. kadrowe, finansowe, umowy), co zapewnia jednolitość w całej jednostce.
• Data porządkuje dokumenty w ramach danej kategorii w sposób obiektywny i odtwarzający przebieg zdarzeń, co jest szczególnie ważne przy analizie spraw, reklamacjach, kontrolach czy rozliczeniach.

Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?

• "Archiwizacja dokumentów powinna być przeprowadzana co najmniej raz w miesiącu." – to opis częstotliwości czynności, a nie zasady porządkowania. W praktyce częstotliwość zależy od obiegu dokumentów i przyjętej organizacji pracy.
• "Dokumenty powinny być archiwizowane według nazwiska osoby, która je stworzyła." – układ osobowy utrudnia wyszukiwanie, bo autor nie jest głównym kryterium merytorycznym dokumentu; dodatkowo w wielu sprawach uczestniczy wiele osób.
• "Dokumenty powinny być archiwizowane według ich ważności dla firmy." – "ważność" jest kryterium subiektywnym i zmiennym, więc prowadzi do niespójności i sporów. Archiwizacja wymaga kryteriów obiektywnych i powtarzalnych.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się kryteria typu "kategoria/klasa" i "data", zwykle są one bardziej poprawne niż kryteria uznaniowe (ważność) albo organizacyjne (jak często). Egzamin najczęściej sprawdza zasady zapewniające porządek i odtwarzalność dokumentacji.