Pytanie dotyczy roli technika archiwisty w brakowaniu i niszczeniu dokumentacji niearchiwalnej, czyli takiej, która po upływie okresu przechowywania nie stanowi materiałów archiwalnych do wieczystego zachowania. W praktyce zawodowej kluczowe jest rozróżnienie między: (1) przygotowaniem i organizacją procesu, (2) nadzorem i kontrolą, a (3) samym wykonaniem fizycznej czynności niszczenia.
Poprawna odpowiedź wskazuje, że technik archiwista jest odpowiedzialny za określenie metody niszczenia dokumentów i nadzorowanie procesu. To ujęcie odpowiada typowym zadaniom archiwalnym: zapewnieniu, że niszczenie będzie wykonane właściwie (np. zgodnie z wymaganym poziomem zniszczenia), bezpiecznie (ochrona danych i tajemnic) oraz w sposób kontrolowany (aby nie zniszczyć dokumentów, które powinny pozostać w archiwum zakładowym).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Technik archiwista odpowiada za fizyczne zniszczenie dokumentów" – to zbyt wąskie i mylące ujęcie. W wielu jednostkach niszczenie wykonuje wyznaczony pracownik, firma zewnętrzna lub komórka techniczna, natomiast archiwista odpowiada za przygotowanie, dobór metody i kontrolę zgodności przebiegu z procedurą.
- "…przekazanie dokumentów do archiwum państwowego" – brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, a przekazywanie do archiwum państwowego kojarzy się z materiałami archiwalnymi o wartości historycznej. To inny proces i inna kategoria dokumentów.
- "Technik archiwista nie ma roli w tym procesie" – jest sprzeczne z istotą zawodu. Archiwista uczestniczy w selekcji, organizacji i nadzorze działań, bo to on ma kompetencje do oceny, które dokumenty są przeznaczone do zniszczenia oraz jak zapewnić bezpieczeństwo informacji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się alternatywa "robi wszystko własnoręcznie" vs "organizuje i nadzoruje", w pracy archiwalnej częściej poprawne jest podejście oparte na organizacji procesu, kontroli i odpowiedzialności za zgodność z procedurami.
