Inwentaryzacja zapasów w magazynie to kontrola, której celem jest ustalenie stanu rzeczywistego oraz porównanie go ze stanem wynikającym z ewidencji. Aby czynność była rozliczalna i możliwa do potwierdzenia, potrzebny jest dokument podsumowujący jej przebieg i wyniki.
Taką funkcję pełni protokół inwentaryzacyjny: opisuje m.in. zakres inwentaryzacji, daty, osoby/komisję, stwierdzone różnice (niedobory i nadwyżki) oraz wnioski co do sposobu rozliczenia. W praktyce protokół jest "śladem" po przeprowadzonym spisie i podstawą do dalszych działań organizacyjnych oraz ewidencyjnych.
Pozostałe dokumenty nie spełniają tej roli:
- Faktura VAT dokumentuje transakcję sprzedaży lub zakupu. Może wpływać na poziom zapasów, ale nie potwierdza wykonania spisu ani nie opisuje wyników inwentaryzacji.
- Nota korygująca służy do korygowania wybranych danych na dokumencie sprzedażowym, a nie do ustalania stanów magazynowych w drodze spisu.
- Karta magazynowa (lub analogiczna ewidencja) służy do bieżącego rejestrowania przychodów i rozchodów oraz do ustalenia stanu ewidencyjnego. Jest przydatna w przygotowaniu i porównaniu, ale nie zastępuje dokumentu, który formalnie zamyka i opisuje inwentaryzację.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie brzmi o dokument "do przeprowadzenia/rozliczenia inwentaryzacji", szukaj dokumentu związanego bezpośrednio ze spisem i jego wynikiem, a nie z obrotem handlowym lub bieżącą ewidencją.
