Dokumentem, który określa warunki techniczne pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych, jest Polska Norma PN-ISO 11799:2006 "Informacja i dokumentacja – wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych". Taka norma jest właściwa, bo opisuje konkretne wymagania dla magazynów: rozwiązania budowlane, instalacyjne i środowiskowe.
W praktyce archiwum zakładowe potrzebuje precyzyjnych kryteriów, np. dotyczących:
- lokalizacji i usytuowania magazynu w budynku,
- konstrukcji i odporności obciążeń (w kontekście regałów),
- instalacji wewnętrznych (ryzyka związane z wodą/gazem),
- parametrów klimatu (temperatura, wilgotność) i stabilności warunków,
- oświetlenia oraz zabezpieczeń, w tym przeciwpożarowych.
Odpowiedź "Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego." jest nieprawidłowa, ponieważ instrukcja ppoż. dotyczy zasad ochrony przeciwpożarowej w obiekcie (procedur, dróg ewakuacji, wyposażenia), ale nie zastępuje kompleksowych wymagań przechowywania archiwaliów.
Odpowiedź "Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r." nie jest najlepsza, bo rozporządzenie reguluje przede wszystkim kwestie organizacyjne i postępowanie z dokumentacją. W podanym kontekście wskazano, że w załączniku odwołuje się ono do PN-ISO 11799 jako standardu technicznego, a więc to norma dostarcza szczegółowych parametrów pomieszczeń.
Odpowiedź "Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach." również jest nieprawidłowa: ustawa tworzy ramy prawne systemu archiwalnego, ale nie opisuje w szczegółach wymagań technicznych magazynów (takich jak instalacje czy mikroklimat). W pytaniu chodzi wprost o dokument określający warunki pomieszczeń, czyli normę techniczną.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się "warunki pomieszczeń", "parametry", "wymagania przechowywania", zwykle właściwym źródłem jest norma lub standard techniczny, a nie akt prawny o charakterze ogólnym.
