W systemie rezerwacyjnym hotelu najbardziej fundamentalna jest aktualna informacja o dostępności pokoi. To ona bezpośrednio decyduje, czy recepcja może przyjąć rezerwację i sprzedać usługę noclegową bez ryzyka błędu. Jeśli dostępność nie jest wiarygodna lub nie jest aktualizowana na bieżąco, łatwo o sytuację, w której zostanie przyjęta rezerwacja na pokój już zajęty albo już sprzedany innym kanałem. Skutkiem są konflikty z gośćmi, reklamacje oraz problemy organizacyjne.
Odpowiedź "Możliwość szybkiego kontaktu z klientem" jest funkcją wspierającą: ułatwia potwierdzenia, doprecyzowanie danych czy obsługę zmian, ale nawet najlepsza komunikacja nie rozwiąże problemu, jeśli hotel nie wie, czy ma wolny pokój.
Odpowiedź "Możliwość przeglądania historii rezerwacji" pomaga w analizie pobytów, obsłudze powracających gości i rozwiązywaniu sporów, jednak nie jest warunkiem koniecznym do przyjęcia nowej rezerwacji w danej chwili.
Odpowiedź "Możliwość zarządzania cenami pokoi" (np. zmiany stawek) jest istotna z punktu widzenia sprzedaży i przychodów, ale nadal opiera się na tym, że najpierw trzeba znać realną dostępność. Cena nie ma znaczenia, jeśli pokój nie może zostać sprzedany, bo jest niedostępny.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: pierwsze pytanie w rezerwacji brzmi "czy jest wolny pokój?", dopiero potem "dla kogo, na kiedy i za ile?".
