Zapas bezpieczeństwa to część zapasów utrzymywana ponad poziom potrzebny do obsługi "normalnego" przebiegu sprzedaży/zużycia. Jego celem jest ograniczenie ryzyka, że jednostka nie będzie mogła zrealizować sprzedaży, wykonać zlecenia albo utrzymać ciągłości pracy z powodu zdarzeń losowych lub niepewności.
Najbardziej bezpośrednim kryterium uzasadniającym taki bufor jest ryzyko przerwania dostaw (lub istotnych opóźnień). Jeśli dostawy bywają nieterminowe, dostawca jest zawodny, czas realizacji jest długi albo występują zakłócenia transportowe, wtedy zapas bezpieczeństwa chroni przed "brakiem towaru" mimo prawidłowego planowania.
Pozostałe propozycje nie są tak trafne dla zapasów bezpieczeństwa:
- Dostępność produktu na rynku może wpływać na strategię zakupów, ale sama "dostępność" nie opisuje ryzyka przerwania konkretnego łańcucha dostaw do danej firmy (może być dostępny, a i tak nie dotrze na czas).
- Zmienność popytu w różnych porach roku wiąże się typowo z zapasem sezonowym (przygotowaniem na przewidywalne wahania), a nie z buforem na nieprzewidywalne zakłócenia dostaw.
- Częstotliwość zamówień od klientów dotyczy organizacji sprzedaży i obsługi zamówień oraz może wpływać na zapas cykliczny, ale nie jest kluczowym powodem utrzymywania zapasu "awaryjnego".
Na egzaminie warto zapamiętać prostą regułę: zapas bezpieczeństwa = ochrona przed ryzykiem, zwłaszcza ryzykiem niedostarczenia materiału/towaru na czas. Sezonowość i częstotliwość zamówień zwykle prowadzą do innych rodzajów zapasu lub innych parametrów planowania.
