Podczas przekazywania akt kluczowe jest, aby archiwum mogło jednoznacznie zidentyfikować przekazywane jednostki archiwalne oraz sprawdzić kompletność i układ zespołu. Do tego służą pomoce ewidencyjne, czyli narzędzia opisujące zasób i ułatwiające wyszukiwanie.
Poprawna odpowiedź: "Inwentarza kartkowego." Inwentarz (w formie kartkowej) jest pomocą, która pozwala na szczegółową ewidencję jednostek i bywa wymagana jako dodatkowy element dokumentacji przekazania. W praktyce ma on charakter uporządkowanego wykazu opisów jednostek, co ułatwia kontrolę przejęcia i późniejsze udostępnianie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne:
- "Kartoteki zespołu." Kartoteka może pełnić funkcję pomocniczą (np. kartoteka haseł, osób, miejsc), ale nie zastępuje inwentarza jako podstawowego, systematycznego narzędzia ewidencji jednostek archiwalnych.
- "Katalogu archiwalnego." Katalog kojarzy się z rozwiązaniami bibliotecznymi; w archiwach termin ten bywa używany w innych znaczeniach lub w odniesieniu do określonych systemów informacyjnych. Nie jest to typowa odpowiedź na pytanie o dodatkową pomoc ewidencyjną przy przekazywaniu akt w formie klasycznego opracowania zespołu.
- "Spisu zespołów." Spis zespołów ma charakter zbiorczy (rejestruje zespoły jako całość), a nie opisuje szczegółowo jednostek w ramach jednego przekazywanego zespołu. Jest więc zbyt ogólny, aby spełniać rolę dodatkowej pomocy ewidencyjnej w tym kontekście.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się różne typy pomocy, warto rozpoznać ich poziom szczegółowości. Inwentarz odnosi się do jednostek archiwalnych i jest najbliższy potrzebie precyzyjnej identyfikacji przekazywanych akt, podczas gdy spisy i kartoteki mogą być bardziej ogólne lub tematyczne.
