Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA4 - PRÓBNY


PYTANIE NR 17.
Jakim dokumentem potwierdza się przekazanie akt spraw załatwionych do archiwum zakładowego lub składnicy akt?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Protokół zdawczo-odbiorczy służy do formalnego potwierdzenia samej czynności przekazania akt między komórką organizacyjną a archiwum zakładowym (lub składnicą akt).
Natomiast spis spraw i wykaz akt pełnią funkcję ewidencyjno-informacyjną, a protokół kontroli dotyczy kontroli, nie przekazania.

Pełne wyjaśnienie:

W obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej trzeba rozróżnić dwa cele: (1) udokumentowanie zawartości przekazywanych materiałów oraz (2) udokumentowanie faktu przekazania (kto, komu, kiedy i co przekazał).

Dokumentem, który potwierdza samą czynność przekazania akt spraw załatwionych, jest "Protokół zdawczo-odbiorczy". To on stanowi formalne potwierdzenie przekazania materiałów pomiędzy przekazującym a przyjmującym (np. komórką organizacyjną i archiwum zakładowym). W praktyce jest to element zabezpieczający obieg dokumentów oraz odpowiedzialność za dokumentację.

Pozostałe odpowiedzi są mylące, ponieważ odnoszą się do innych zadań:

  • "Spis spraw" to rejestr/ewidencja prowadzona dla spraw, pomaga ustalić, jakie sprawy były prowadzone i załatwione, ale nie jest dokumentem potwierdzającym fizyczne przekazanie akt.
  • "Wykaz akt" (zestawienie teczek) służy porządkowaniu i klasyfikowaniu dokumentacji oraz orientacji, jakie teczki istnieją i jak są oznaczone; sam w sobie nie potwierdza czynności przekazania.
  • "Protokół kontroli" dotyczy przeprowadzania czynności kontrolnych (np. sprawdzeń, audytu, weryfikacji), a nie przekazywania akt spraw załatwionych.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się czasownik typu "potwierdza się przekazanie", szukaj dokumentu, który formalizuje czynność (protokół). Gdy pytanie dotyczy tego, co jest ujęte w przekazywanych aktach, wtedy częściej chodzi o dokumenty ewidencyjne (spisy/wykazy).

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest protokół zdawczo-odbiorczy w obiegu dokumentów?
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który potwierdza fakt przekazania dokumentacji (np. akt spraw załatwionych) między przekazującym a przyjmującym. Wskazuje, że czynność przekazania została dokonana i stanowi podstawę rozliczenia odpowiedzialności za przejęte akta.
Dlaczego spis spraw nie jest dokumentem potwierdzającym przekazanie akt?
Spis spraw pełni przede wszystkim funkcję ewidencyjną: pokazuje, jakie sprawy były prowadzone i jakie mają znaki/numery. Może pomagać w porządkowaniu akt, ale nie zastępuje dokumentu, który formalnie potwierdza czynność przekazania materiałów do archiwum lub składnicy.
Co to jest wykaz akt i do czego służy w praktyce biurowej?
Wykaz akt to zestawienie teczek i dokumentacji uporządkowanej według przyjętej klasyfikacji. Ułatwia porządkowanie i identyfikację dokumentów, ale nie jest dowodem dokonania przekazania. Najczęściej wspiera przygotowanie dokumentacji do archiwizacji.
Kiedy sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy w jednostce organizacyjnej?
Protokół sporządza się, gdy trzeba formalnie udokumentować przekazanie dokumentacji, np. przy oddawaniu akt spraw załatwionych do archiwum zakładowego/składnicy akt albo przy przekazywaniu materiałów między pracownikami lub komórkami. Celem jest potwierdzenie, że przekazanie rzeczywiście nastąpiło.
Jak odróżnić dokument ewidencyjny od dokumentu przekazania na egzaminie?
Dokument ewidencyjny odpowiada na pytanie: "co istnieje i jak jest oznaczone?" (np. spis, wykaz, rejestr). Dokument przekazania odpowiada na pytanie: "kto, komu i kiedy przekazał?" (np. protokół zdawczo-odbiorczy). Na egzaminie szukaj czasowników "potwierdza", "przekazuje", "odbiera".
Czy protokół kontroli może służyć do przekazania akt spraw załatwionych?
Nie. Protokół kontroli dotyczy czynności kontrolnych (sprawdzenia, oceny zgodności, weryfikacji), a nie przekazania dokumentacji. Może pojawić się w procesie porządkowania lub audytu dokumentów, ale nie jest właściwym dokumentem potwierdzającym przekazanie akt do archiwum.
Jakie informacje zwykle są ważne przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego?
Najważniejsze jest uporządkowanie i skompletowanie dokumentacji oraz jasne wskazanie, co jest przekazywane. W praktyce liczy się spójność z klasyfikacją akt, kompletność teczek oraz formalne potwierdzenie przekazania. Dzięki temu archiwum może zweryfikować zgodność stanu faktycznego z dokumentacją przekazania.
Gdzie w firmie przechowuje się akta spraw załatwionych po zakończeniu sprawy?
Po zakończeniu sprawy dokumentacja jest porządkowana i przekazywana do archiwum zakładowego lub składnicy akt (zależnie od organizacji w jednostce). Tam jest przechowywana zgodnie z ustalonymi zasadami, aby zapewnić dostępność, trwałość i wartość dowodową dokumentów.
Jakie błędy najczęściej popełnia się w pytaniach o przekazywanie akt?
Najczęstszy błąd to mylenie spisu/wykazu (czyli informacji o tym, co jest w teczkach) z protokołem (czyli potwierdzeniem przekazania). Uczniowie wybierają "spis spraw", bo brzmi znajomo, mimo że pytanie dotyczy udokumentowania czynności przekazania, a nie ewidencji spraw.
Jak przygotować się do pytań o instrukcję kancelaryjną i archiwum zakładowe?
Ucz się poprzez mapę pojęć: spis spraw (ewidencja), wykaz akt (klasyfikacja/porządkowanie), protokół zdawczo-odbiorczy (potwierdzenie przekazania), archiwum zakładowe (przechowywanie). Rozwiązuj zadania polegające na dopasowaniu dokumentu do jego funkcji.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 48% zdających egzamin. trudne

Eksperci podkreślają: "Protokół zdawczo-odbiorczy służy do formalnego potwierdzenia samej czynności przekazania akt między komórką organizacyjną a archiwum zakładowym (lub składnicą akt)."

Źródła:

  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (tytuł aktu podany w kontekście; brak danych Dz.U. w dostarczonych materiałach).

Materiały:

  • Instrukcja kancelaryjna obowiązująca w danej jednostce (procedura przekazywania dokumentacji)
  • Materiały dydaktyczne z zakresu kancelarii i archiwum zakładowego (podstawowe definicje dokumentów ewidencyjnych i przekazania)
  • Ćwiczenia praktyczne: rozpoznawanie dokumentów w obiegu akt (spis spraw, wykaz akt, protokół)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 03.04.2026



Aktualizacja pytania: 03.04.2026
📡 Brak połączenia internetowego