W korespondencji handlowej ważne jest rozróżnienie etapu informacyjnego od etapu zakupu. Dostawca może przesłać pismo informacyjne, katalog lub komunikat o nowych produktach po to, aby zainteresować odbiorcę asortymentem. Taka wiadomość zwykle nie zawiera wszystkich elementów potrzebnych do podjęcia decyzji zakupowej (np. ceny, rabatów, minimalnych ilości, terminów dostawy, kosztów transportu, warunków płatności).
Dlatego najbardziej uzasadnione działanie sprzedawcy to wysłanie zapytania ofertowego. Zapytanie ma na celu zebranie danych, które pozwolą porównać warianty zakupu i ocenić opłacalność wprowadzenia nowości do oferty sklepu.
- Dlaczego nie zamówienie na nowe produkty? Zamówienie składa się wtedy, gdy warunki są już znane i zaakceptowane. Złożenie zamówienia "w ciemno" może prowadzić do niekorzystnych cen, zbyt dużych ilości, nieakceptowalnych terminów dostawy lub problemów z płatnością.
- Dlaczego nie pismo negocjacyjne? Negocjacje mają sens, gdy znasz już propozycję warunków (ofertę) lub przynajmniej wstępne parametry. Zwykle najpierw zbiera się dane zapytaniem, a dopiero potem negocjuje konkretne elementy (np. rabat, termin płatności, koszty dostawy).
- Dlaczego nie brak działania? Brak reakcji oznacza utratę szansy na aktualizację asortymentu, porównanie ofert i potencjalne zwiększenie sprzedaży. W praktyce sprzedawca powinien co najmniej zweryfikować, czy nowości pasują do profilu klientów i na jakich warunkach można je kupić.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści jest "pismo informacyjne" oraz "nowe produkty", myśl o kroku: pozyskaj warunki. To zwykle prowadzi do odpowiedzi "zapytanie ofertowe", a nie do natychmiastowego "zamówienia".
