Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) jest narzędziem porządkowania dokumentacji – ma pomagać w jednolitym oznaczaniu i grupowaniu akt w organizacji oraz w ich późniejszym wyszukiwaniu i przechowywaniu. W praktyce oznacza to, że w tego typu wykazach kluczowe są informacje umożliwiające identyfikację oraz uporządkowanie dokumentacji w sposób spójny dla całej jednostki.
Odpowiedź "Numer identyfikacyjny dokumentu" pasuje do tej funkcji, ponieważ identyfikator pozwala jednoznacznie rozróżnić dokument (lub sprawę/pozycję ewidencyjną) w systemie kancelaryjnym. Taki element wspiera kontrolę obiegu dokumentów, kompletność akt i szybkie odszukanie materiałów w zasobie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie są właściwe w tym ujęciu?
- "Nazwisko i imię pracownika, który stworzył dokument." – informacja o autorze jest typowa raczej dla metadanych dokumentu lub podpisu, a nie dla wykazu służącego porządkowaniu dokumentacji według przyjętych zasad w całej jednostce. Dodatkowo jest to dana osobowa, więc jej umieszczanie jako elementu wykazu może być nieadekwatne do celu dokumentu.
- "Data i godzina utworzenia dokumentu." – dokładny czas utworzenia bywa istotny w systemach elektronicznych jako metadana, ale nie jest kluczową informacją klasyfikacyjną/wykazową. Wykazy mają charakter porządkujący, a nie "metrykowy" dla każdego pojedynczego pliku.
- "Wszystkie powyższe." – ta odpowiedź jest nieprawidłowa, ponieważ miesza typowe metadane dokumentu (autor, czas) z elementem identyfikującym, który może być wykorzystany w ewidencji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy wykazu/klasyfikacji, szukaj opcji odnoszących się do porządkowania i identyfikacji dokumentacji, a nie do szczegółów technicznych pojedynczego dokumentu, które częściej występują w metryce lub systemie EZD.
