Przy pierwszym przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego kluczowe jest, aby razem ze spisami zdawczo-odbiorczymi przekazać informację pozwalającą rozpoznać wytwórcę akt i zrozumieć kontekst powstania dokumentacji. Temu służy notatka informacyjna zawierająca krótki rys historyczny i schemat dotyczący struktury organizacyjnej.
Taka notatka porządkuje podstawowe dane o jednostce organizacyjnej: jej dzieje, przekształcenia, podległość oraz strukturę. W praktyce pomaga to archiwum państwowemu prawidłowo odczytać proweniencję materiałów, interpretować nazwy komórek organizacyjnych w tytułach teczek oraz rozumieć zmiany, które mogły wpłynąć na układ akt i ciągłość serii.
Dlaczego pozostałe propozycje nie są właściwe jako to, co "powinna dołączyć" jednostka przy pierwszym przekazaniu?
- Ewidencja całego zasobu archiwum zakładowego jest narzędziem wewnętrznym do kontroli i zarządzania posiadanymi aktami w archiwum zakładowym. Nie jest typowym załącznikiem do spisu zdawczo-odbiorczego przekazywanego do archiwum państwowego; spis dotyczy konkretnej partii przekazywanych jednostek archiwalnych.
- Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) służy klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji w kancelarii oraz w archiwum zakładowym. Może być istotny dla zrozumienia sposobu tworzenia akt, ale nie zastępuje zwięzłej informacji o historii i strukturze wytwórcy, a pytanie dotyczy załącznika do spisów przy pierwszym przekazaniu.
- Normatywy kancelaryjno-archiwalne regulują organizację obiegu dokumentacji i czynności kancelaryjno-archiwalne w jednostce. Mają charakter przepisów wewnętrznych i nie pełnią funkcji informacyjnej o proweniencji wprost; same w sobie nie odpowiadają na potrzebę identyfikacji wytwórcy akt przez archiwum państwowe.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o przekazanie do archiwum państwowego rozdzielaj dokumenty opisujące wytwórcę (kontekst, historia, struktura) od dokumentów normujących lub ewidencyjnych używanych do bieżącej pracy kancelarii i archiwum zakładowego.
