Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym narzędziem ewidencji przekazania materiałów archiwalnych (lub dokumentacji niearchiwalnej) z jednostki organizacyjnej do archiwum. Jego rolą jest uporządkowane wykazanie jednostek aktowych wraz z danymi identyfikującymi, tak aby można było sprawdzić, co przekazano, w jakiej strukturze i czy przekazanie jest kompletne.
Najbardziej logiczny i praktyczny układ jednostek aktowych w spisie wynika z wykazu akt, czyli z przyjętej w jednostce klasyfikacji rzeczowej. Dlatego poprawne jest porządkowanie według symboli klasyfikacyjnych: dokumentacja dotycząca tego samego rodzaju spraw znajduje się obok siebie, a kolejne grupy spraw układają się zgodnie ze strukturą klasyfikacji. Taki porządek ułatwia zarówno sporządzenie spisu, jak i jego weryfikację przez archiwum oraz późniejsze wyszukiwanie i opracowanie akt.
Odpowiedź "numerów spisów zdawczo-odbiorczych" jest nieprawidłowa, ponieważ numer spisu identyfikuje cały dokument ewidencyjny (całe przekazanie), a nie stanowi kryterium układu jednostek w jego wnętrzu. To informacja administracyjna, nie porządkująca rzeczowo.
Odpowiedź "liczby dziennika obowiązującego w jednostce" również jest błędna: dziennik (np. korespondencyjny) służy rejestracji wpływu/wyjścia pism w toku kancelaryjnym, a nie budowaniu układu archiwalnego jednostek. Porządek dziennikowy może mieszać różne sprawy i klasy, więc nie odzwierciedla struktury wykazu akt.
Odpowiedź "dat wpływu dokumentów do archiwum" nie jest właściwa, bo data wpływu opisuje moment przekazania lub rejestracji, a nie przynależność rzeczową akt. Układ chronologiczny może być pomocniczy w wybranych rodzajach dokumentacji, ale w spisie zdawczo-odbiorczym przekazywanym do archiwum państwowego zasadniczo kluczowy jest układ zgodny z klasyfikacją (symbole z wykazu akt).
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "wykaz akt", najczęściej chodzi o logikę klasyfikacji rzeczowej (symbol/klasa), a nie o numery ewidencyjne czy daty.
