W piśmie biurowym informacja o załącznikach (często zapisywana jako "Załączniki:" lub "Zał.") należy do elementów końcowych dokumentu. Umieszcza się ją w dolnej części pisma, ponieważ odnosi się do kompletowania wysyłki i jest czytana po zapoznaniu się z treścią oraz po części podpisowej.
Gdy dokument podpisują dwie lub więcej osób, w praktyce powstaje blok podpisów (kilka podpisów obok siebie lub jeden pod drugim). Aby zachować czytelność i porządek, wykaz załączników umieszcza się poniżej podpisów. Wskazanie "z lewej strony pisma" pomaga jednoznacznie oddzielić tę informację od podpisów, które często są wyrównywane do środka lub do prawej, a także od ewentualnych pieczęci.
Dlaczego pozostałe propozycje są niepoprawne?
- "… przed podpisami" – wprowadza chaos w układzie pisma, bo elementy podpisowe powinny bezpośrednio zamykać część zasadniczą, a załączniki są informacją końcową.
- "… z prawej strony" – łatwo zlewa się z obszarem podpisów, parafek lub pieczęci, co pogarsza czytelność i może utrudniać kontrolę kompletności dokumentu.
Wskazówka egzaminacyjna: zapamiętaj logikę układu – najpierw treść, potem podpisy, a dopiero na końcu informacje techniczne o wysyłce, takie jak załączniki.
