W korespondencji biurowej ważne są nie tylko treść i poprawność językowa, ale także układ graficzny pisma. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy dokument wymaga podpisu dwóch osób, np. osoby decyzyjnej (kierownictwo) oraz osoby potwierdzającej aspekt finansowy lub formalny.
Poprawny schemat polega na tym, że pod tekstem tworzy się dwa miejsca na podpis (najczęściej w dwóch kolumnach). W praktyce przyjmuje się, że osoba pełniąca wyższą funkcję (tu: prezes zarządu) podpisuje się po prawej stronie, natomiast druga osoba (tu: główny księgowy) po lewej stronie. To rozwiązanie jest spójne z częstą konwencją, że prawa strona podpisu bywa traktowana jako miejsce dla podpisu nadrzędnego oraz jest naturalnie "mocniej eksponowana" w układzie wizualnym.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- Warianty, w których obie osoby podpisują się po jednej stronie, zaburzają czytelność, wyglądają jak brak miejsca na drugi podpis i nie odpowiadają standardowemu układowi dwóch podpisów.
- Wariant z zamianą stron (prezes po lewej, główny księgowy po prawej) odwraca typową hierarchię prezentacji podpisów i jest niezgodny z przyjętą praktyką biurową.
- Wariant "po prawej stronie prezes i główny księgowy" jest problematyczny także dlatego, że nie rozróżnia dwóch odrębnych pól podpisu, przez co dokument może wyglądać na niepoprawnie sformatowany.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach powtarzają się te same osoby, zwracaj uwagę na układ: pytanie testuje nie to "kto podpisuje", tylko gdzie składa podpis każda z osób (lewa/prawa strona) oraz czy zachowany jest układ dwóch pól podpisu.
