Dokumentacja sprawozdawcza produkcji służy do odtworzenia przebiegu wytwarzania, kontroli realizacji planu oraz analizy odchyleń (np. braki, przestoje, niska wydajność). Z tego powodu kluczowa jest terminowość i rzetelność zapisów, czyli sporządzanie ich możliwie na bieżąco, w odniesieniu do kolejnych partii/zleceń lub zmian produkcyjnych.
Stwierdzenie: "Dokumentacja sprawozdawcza produkcji powinna być sporządzana na bieżąco, po każdej partii wyprodukowanych produktów." jest zgodne z praktyką organizacji produkcji, ponieważ bieżące zapisy:
- zmniejszają ryzyko pomyłek wynikających z odtwarzania danych z pamięci,
- ułatwiają szybkie reagowanie na niezgodności (zanim obejmą większą liczbę wyrobów),
- poprawiają identyfikowalność partii i wiarygodność danych do analiz.
Odpowiedź: "...tylko na koniec każdego miesiąca." jest niewłaściwa, bo raportowanie wyłącznie miesięczne nie zapewnia bieżącego nadzoru; problemy mogą narastać przez wiele dni bez uchwycenia w zapisach operacyjnych.
Odpowiedź: "...tylko na koniec każdego roku." jest tym bardziej nieadekwatna do zarządzania produkcją, bo uniemożliwia sterowanie procesem w trakcie jego trwania; roczny horyzont jest zbyt długi dla kontroli partii i jakości.
Odpowiedź: "...tylko wtedy, gdy wystąpią problemy z jakością." błędnie zakłada, że dokumentacja ma sens dopiero w sytuacji kryzysowej. W praktyce dokumentuje się także przebieg prawidłowy, aby mieć punkt odniesienia, dowody wykonania operacji oraz dane do optymalizacji procesu.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: im bardziej dokument ma wspierać nadzór i identyfikowalność, tym bardziej powinien być tworzony na bieżąco, a nie "po czasie".
