W administracji publicznej trzeba rozróżnić dokumenty, które opisują procedury pracy z pismami, od dokumentów, które porządkują dokumentację według tematów.
Instrukcja kancelaryjna to dokument, w którym określa się zasady wykonywania czynności kancelaryjnych. W praktyce obejmuje to m.in. sposób przyjmowania korespondencji, jej rejestrację, zasady dekretacji i przekazywania do właściwych komórek, prowadzenie akt spraw, zasady wysyłki oraz czynności związane z obiegiem pism. Dlatego to właśnie w instrukcji kancelaryjnej kierownik jednostki (lub jednostka poprzez swoje przepisy wewnętrzne) określa zagadnienia związane z obiegiem pism.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Jednolity wykaz akt oraz rzeczowy wykaz akt odnoszą się do klasyfikacji dokumentacji. Ich rolą jest nadawanie klas i symboli sprawom/aktom oraz powiązanie ich z kategoriami archiwalnymi. To nie jest dokument do opisywania przebiegu obiegu korespondencji krok po kroku.
- System kancelaryjny to pojęcie opisujące przyjęty w jednostce sposób prowadzenia kancelarii (organizację pracy i rozwiązanie systemowe). Sam "system" nie jest typowo dokumentem, w którym zapisuje się szczegółowe procedury obiegu pism; te procedury ujmuje się w instrukcji kancelaryjnej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się słowa "obieg", "rejestracja", "dekretacja", "przekazywanie", szukaj dokumentu proceduralnego (instrukcji). Gdy mowa o "klasyfikacji", "symbolach", "hasłach", "kategoriach archiwalnych" – chodzi o wykaz akt.
