Znak sprawy to ujednolicony identyfikator pozwalający jednoznacznie rozpoznać sprawę w dokumentacji. W typowym zapisie łączy się kilka informacji, które muszą wystąpić łącznie i w ustalonej kolejności.
W tym zadaniu podano: symbol komórki organizacyjnej "ART", symbol klasyfikacyjny "440" wynikający z rzeczowego wykazu akt, numer sprawy w spisie spraw "51" oraz rok rejestracji "2018". Poprawna odpowiedź "ART.440.51.2018" zawiera wszystkie te elementy i zachowuje ich logiczny porządek: kto prowadzi sprawę (komórka), do jakiej klasy należy (JRWA), jaki ma numer w rejestrze (pozycja), oraz kiedy ją zarejestrowano (rok).
Pozostałe propozycje są błędne, bo pomijają istotne składniki identyfikatora albo zniekształcają je:
- "ART.440.2018" nie zawiera numeru kolejnego sprawy ze spisu spraw, przez co nie pozwala odróżnić wielu spraw z tej samej klasy w tym samym roku.
- "ART.440.51.18" skraca rok do dwóch cyfr, co może prowadzić do niejednoznaczności (różne lata mogą mieć tę samą końcówkę) i nie spełnia wymogu jednoznacznego zapisu roku.
- "ART.440.18" pomija numer kolejny i jednocześnie skraca rok, więc traci dwie kluczowe informacje potrzebne do identyfikacji.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać zasadę: komórka + klasyfikacja + numer + rok. Jeśli któregoś elementu brakuje, znak sprawy przestaje jednoznacznie identyfikować sprawę w spisie spraw.
