Obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych wynika z przepisów o rachunkowości i ma zapewnić możliwość odtworzenia oraz weryfikacji zapisów przez organy kontroli i audytu, a także zabezpieczyć dowody na wypadek sporu.
Prawidłowa odpowiedź to "pięciu lat", ponieważ ustawowy minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych wynosi co najmniej 5 lat. To właśnie długość okresu jest przedmiotem pytania.
Warto rozróżnić dwie kwestie, które często powodują błędy na egzaminie:
- Jak długo przechowywać? — minimum 5 lat.
- Od kiedy liczyć ten okres? — od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą księgi.
Odpowiedzi "jednego roku", "dwóch lat" i "trzech lat" są nieprawidłowe, ponieważ zaniżają minimalny termin archiwizacji i mogłyby prowadzić do zniszczenia ksiąg przed czasem. Takie okresy mogą kojarzyć się z innymi terminami spotykanymi w praktyce (np. krótszymi cyklami kontrolnymi), ale nie spełniają wymogu ustawowego dla ksiąg rachunkowych.
W praktyce firma powinna zorganizować archiwum tak, aby dokumentacja była chroniona przed zniszczeniem (wilgoć, ogień, utrata danych) i dostępem osób nieuprawnionych. Należy też pamiętać, że poza księgami istnieją inne zbiory dokumentów o odmiennych terminach, dlatego w archiwizacji kluczowe jest poprawne rozróżnianie kategorii dokumentów.
