Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - STYCZEŃ 2014



PYTANIE NR 31.
Kto wydaje zgodę na udostępnianie akt w archiwum zakładowym?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zgoda na udostępnianie akt w archiwum zakładowym jest co do zasady decyzją kierownika jednostki (np. dyrektora), której archiwum zakładowe podlega. Organy administracji archiwalnej mogą sprawować nadzór lub prowadzić archiwa państwowe, ale nie zastępują dyrektora w bieżących decyzjach o dostępie do akt jednostki.

Pełne wyjaśnienie:

Pytanie dotyczy tego, kto w archiwum zakładowym podejmuje decyzję (wydaje zgodę) na udostępnienie akt. W praktyce archiwum zakładowe jest częścią jednostki organizacyjnej i działa w jej strukturze, dlatego kluczowe decyzje o udostępnianiu dokumentacji pozostają po stronie kierownika tej jednostki (np. dyrektora). Archiwista zakładowy zazwyczaj organizuje udostępnienie, weryfikuje kompletność wniosku, przygotowuje akta i dba o ewidencję udostępnień, ale sama zgoda jest kompetencją przełożonego jednostki.

Odpowiedź "Dyrektor jednostki, której podlega archiwum zakładowe." jest poprawna, bo wskazuje osobę posiadającą uprawnienia decyzyjne w ramach danej organizacji. To spójne z typową organizacją pracy: archiwum zakładowe realizuje zadania na rzecz jednostki, a udostępnianie akt jest elementem zarządzania dokumentacją i dostępem do informacji.

Pozostałe propozycje są mylące, ponieważ odnoszą się do instytucji/organów związanych z państwową siecią archiwalną lub nadzorem archiwalnym, a nie do bieżącego zarządzania dostępem do akt w konkretnej jednostce:

  • "Minister właściwy do spraw kultury i dziedzictwa narodowego." – to poziom ogólny, nieadekwatny do rutynowych zgód w archiwum zakładowym; w praktyce minister nie rozstrzyga pojedynczych udostępnień w jednostkach.
  • "Dyrektor właściwego archiwum państwowego." – archiwum państwowe jest inną instytucją niż archiwum zakładowe; dyrektor archiwum państwowego co do zasady nie podejmuje decyzji o udostępnianiu dokumentacji bieżącej danej jednostki.
  • "Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych." – to także organ szczebla centralnego, kojarzony z kierowaniem systemem archiwów państwowych, a nie z udzielaniem zgód na udostępnianie akt w archiwach zakładowych poszczególnych jednostek.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "archiwum zakładowe", najpierw sprawdź, czy odpowiedzi nie mieszają go z "archiwum państwowym". W zdecydowanej większości procedur zakładowych decyzje o dostępie są przypisane do kierownictwa jednostki, a archiwista odpowiada za obsługę i dokumentowanie udostępnienia.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Kto podejmuje decyzję o udostępnieniu akt w archiwum zakładowym?
Decyzję o zgodzie na udostępnienie akt w archiwum zakładowym podejmuje co do zasady kierownik jednostki (np. dyrektor), której archiwum zakładowe podlega. Archiwista zwykle przygotowuje udostępnienie i prowadzi ewidencję, ale nie zastępuje kierownika w decyzji.
Dlaczego nie archiwum państwowe wydaje zgodę na udostępnianie akt zakładowych?
Archiwum państwowe jest odrębną instytucją niż archiwum zakładowe w jednostce. Nawet jeśli istnieje nadzór archiwalny, nie oznacza to przejęcia codziennych decyzji o dostępie do akt. Zgoda w archiwum zakładowym wynika z kompetencji kierownictwa danej jednostki.
Co oznacza "udostępnianie akt" w archiwum zakładowym?
Udostępnianie akt to umożliwienie uprawnionej osobie wglądu do dokumentacji (np. do celów służbowych, kontrolnych lub informacyjnych) w sposób zorganizowany i ewidencjonowany. Obejmuje m.in. złożenie wniosku, weryfikację uprawnień, przygotowanie teczek oraz odnotowanie faktu udostępnienia.
Kiedy potrzebna jest zgoda dyrektora na dostęp do akt?
Zgoda jest potrzebna wtedy, gdy procedury jednostki przewidują formalną autoryzację udostępnienia, zwłaszcza dla osób spoza komórki organizacyjnej, dla interesantów zewnętrznych lub przy dokumentacji wrażliwej. W praktyce zakres zgód wynika z regulaminów i zasad ochrony informacji w jednostce.
Jaką rolę ma archiwista zakładowy przy udostępnianiu akt?
Archiwista zakładowy zwykle organizuje proces: przyjmuje i sprawdza wniosek, wyszukuje jednostki archiwalne, przygotowuje akta do wglądu, dba o ich zabezpieczenie oraz prowadzi ewidencję udostępnień. Może też wskazywać kierownikowi ryzyka i braki formalne, ale nie zawsze sam udziela zgody.
Czy każdy pracownik jednostki może dostać dostęp do akt z archiwum zakładowego?
Nie. Dostęp do akt zależy od uprawnień, celu i zasad obowiązujących w jednostce. Nawet w obrębie organizacji nie wszystkie dokumenty są dostępne dla każdego pracownika. Zwykle wymagany jest uzasadniony cel służbowy oraz akceptacja przełożonych zgodnie z procedurą udostępniania.
Jakie dokumenty potwierdzają udostępnienie akt w archiwum zakładowym?
Najczęściej jest to wniosek lub zapotrzebowanie na akta oraz wpis w ewidencji udostępnień (np. rejestr udostępnień, karta udostępnienia). Forma może różnić się zależnie od jednostki, ale cel jest stały: zapewnić rozliczalność, kontrolę obiegu akt i możliwość odtworzenia, kto i kiedy miał dostęp.
Gdzie zwykle zapisane są zasady udostępniania akt w jednostce?
Zasady udostępniania są zwykle opisane w dokumentach wewnętrznych, takich jak instrukcje kancelaryjne/archiwalne, regulaminy, zarządzenia kierownika jednostki oraz procedury ochrony informacji. Na egzaminie warto pamiętać ogólną zasadę: kompetencje decyzyjne są po stronie kierownika jednostki.
Czy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wydaje zgody na udostępnianie akt w archiwum zakładowym?
W typowych sytuacjach udostępniania akt w archiwum zakładowym danej jednostki – nie. To organ związany z administracją archiwalną na poziomie centralnym, a decyzje dotyczące dostępu do akt w jednostce organizacyjnej podejmuje jej kierownictwo zgodnie z procedurami i uprawnieniami.
Jak najłatwiej odróżnić archiwum zakładowe od archiwum państwowego na egzaminie?
Archiwum zakładowe to część konkretnej jednostki i obsługuje jej dokumentację, więc odpowiedzi często dotyczą dyrektora/kierownika jednostki. Archiwum państwowe to instytucja gromadząca materiały archiwalne w systemie państwowym, więc pojawiają się tam dyrektor archiwum państwowego lub organy nadzoru, ale w innym kontekście.
info

Statystycznie 59% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

Specjaliści zwracają uwagę: "Zgoda na udostępnianie akt w archiwum zakładowym jest co do zasady decyzją kierownika jednostki (np. dyrektora), której archiwum zakładowe podlega."

Materiały:

  • Regulamin organizacyjny jednostki oraz procedury udostępniania dokumentacji (materiały wewnętrzne)
  • Aktualna instrukcja kancelaryjna i archiwalna obowiązująca w danej jednostce (materiały wewnętrzne)
  • Podręczniki i skrypty z archiwistyki zakładowej omawiające udostępnianie i kompetencje w jednostce
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego