Pytanie dotyczy postępowania z dokumentacją w sytuacji likwidacji jednostki organizacyjnej i wskazania tej grupy akt, dla której sporządza się dodatkową ewidencję. W praktyce archiwalnej szczególną uwagę poświęca się dokumentacji kadrowej, ponieważ jej kompletność i możliwość odtworzenia przebiegu zatrudnienia mają bezpośredni wpływ na prawa osób fizycznych.
Odpowiedź "Akta osobowo-płacowe." jest właściwa, ponieważ tego typu dokumentacja (związana z zatrudnieniem i wynagrodzeniami) jest traktowana jako wymagająca szczególnego nadzoru ewidencyjnego przy zmianach organizacyjnych, w tym likwidacji. Dodatkowa ewidencja ma na celu jednoznaczne wykazanie, jakie teczki/serie zostały przekazane, w jakim zakresie i w jakiej liczbie, aby zapobiec zagubieniu lub nieuprawnionemu brakowaniu.
Odpowiedź "Sprawozdania i plany finansowe." może wydawać się intuicyjna, bo likwidacja kojarzy się z rozliczeniami, jednak w ujęciu archiwalnym nie jest to typowa grupa wskazywana jako wymagająca dodatkowej ewidencji z powodu likwidacji – częściej podlega standardowym spisom zdawczo-odbiorczym właściwym dla całej dokumentacji.
Odpowiedź "Podstawy prawne działania jednostki." to dokumenty ważne merytorycznie, ale ich "ważność" nie przesądza o obowiązku sporządzania odrębnej dodatkowej ewidencji po likwidacji. Zwykle obejmuje je ogólny reżim ewidencjonowania.
Odpowiedź "Dokumentacja prawna i techniczna budynków." dotyczy majątku i obiektów, co także może kierować myślenie ku likwidacji. Jednak taka dokumentacja nie jest typowo wskazywana jako wymagająca dodatkowej ewidencji w tym samym sensie jak akta osobowo-płacowe; jej obieg i przejmowanie bywa regulowane odrębnie, ale nie jest to tożsame z "dodatkową ewidencją" rozumianą w pytaniu.
Na egzaminie warto zwrócić uwagę na słowa-klucze: likwidacja jednostki + dodatkowa ewidencja. Najczęściej prowadzą one do dokumentacji kadrowo-płacowej.
