Przy przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego kluczowe jest, aby teczka aktowa była jednoznacznie identyfikowalna i opisana zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce (praktycznie: według instrukcji kancelaryjnej oraz wykazu akt/JRWA).
Za poprawny uznaje się opis, który zawiera komplet podstawowych elementów, dzięki którym można:
- ustalić co jest w teczce (hasło/tytuł),
- ustalić gdzie teczka należy w klasyfikacji (znak/sygnatura wynikająca z wykazu akt lub systemu kancelaryjnego),
- określić zakres czasowy zawartości (daty skrajne, np. od najwcześniejszego do najpóźniejszego dokumentu),
- zastosować właściwe zasady przechowywania/brakowania (kategoria archiwalna, np. kategorie trwałe lub czasowe – zależnie od rodzaju akt).
Dlatego poprawna odpowiedź w takim zadaniu odpowiada tej teczce, której opis jest kompletny i spójny: tytuł nie jest zbyt ogólny, daty skrajne pasują do zawartości, a kategoria archiwalna i oznaczenie wynikają z klasyfikacji akt.
Najczęstsze błędy w opisach, które dyskwalifikują teczkę jako "prawidłowo opisaną", to:
- brak dat skrajnych albo podanie tylko jednego roku mimo wieloletniej zawartości,
- zastąpienie tytułu hasłem potocznym lub nazwą sprawy niezwiązaną z wykazem akt,
- niekonsekwentne lub błędne oznaczenie (np. inny symbol niż wynika z klasyfikacji),
- pominięcie kategorii archiwalnej lub wpisanie kategorii "na pamięć", bez powiązania z wykazem akt.
W praktyce archiwalnej poprawny opis ogranicza pomyłki przy ewidencjonowaniu, skraca czas wyszukiwania jednostek i zmniejsza ryzyko nieprawidłowej kwalifikacji dokumentacji do przechowywania albo brakowania.
